Kako registracija radnog vremena povećava učinkovitost?
Povremeno se dogodi da se nađem s nekim
direktorom u liftu gospodarske komore. Iskoristim trenutak i kratki razgovor
usmjerim na vrijeme. Sugovornik obično požuri i natukne mi: „Stanovnik, mene ne
zanima vrijeme, samo su rezultati važni!” Vrata dizala već se otvore i on odjuri dalje. Mislim u sebi: „Jednom
ću naći vremena da napišem blog u kojem ću prikazati svoje viđenje registracije
radnog vremena i svoje viđenje tog ključnog ljudskog resursa, koji svakako
vrijedi izmjeriti, a pišemo ga sa sedam slova: VRIJEME”. Što je osoba starija i
iskusnija, to joj je jasnije da je učinkovito iskorišteno vrijeme ona
konkurentska prednost koja pojedinca odvodi daleko iznad prosjeka.
- 1. Kratka povijest i digitalna transformacija registracije radnog vremena
- 2. Ključni zadaci („jobs to be done”) registracije radnog vremena
- 3. Najveći mit – registracija radnog vremena služi za kontrolu zaposlenika
- 4. Ključna tajna za uspješnu provedbu registracije radnog vremena – jednostavan, cjenovno pristupačan i korisniku prijatan sustav
- 5. Različiti načini registracije radnog vremena
- 6. Korisnici registracije radnog vremena i različiti primjeri upotrebe
- 7. Uobičajeni događaji pri registraciji
- 8. Terminologija i tehnologija registracije radnog vremena
- 9. Jednostavan početak i besplatan test registracije radnog vremena
- 10. Često postavljana pitanja i odgovori u vezi registracije radnog vremena
Vrijeme je ključan ljudski resurs. Ako ga pravilno upotrijebimo, možemo uvelike poboljšati individualnu i timsku učinkovitost. Drugim riječima, postižemo više za manje vremena, što može biti značajna konkurentska prednost. Jedan od najboljih načina na koji možemo prilično lako u organizacijama postići bolje korištenje vremena jest uvođenje i dosljedna primjena registracije radnog vremena.
Organizacije, koje uvode registraciju radnog vremena, s jedne strane povećavaju učinkovitost, a isto tako transparentnošću i boljom organizacijom poboljšavaju unutarnju kulturu. Naravno, preduvjet je da uvedeni sustav registracije radnog vremena bude dovoljno pristupačan korisniku, prilagodljiv različitim poslovnim scenarijima i da podržava sve suvremene oblike rada.
Unatoč tome, oko registracije radnog vremena i dalje se javljaju određene sumnje i mitovi. U ovoj (malo dužoj) objavi saznat ćete sve ključne informacije o registraciji radnog vremena, uključivo s dobrim praksama pri uvođenju takvog sustava, kakve su najnovije tehnologije na tom području, a povrh toga ćemo razbiti još poneki mit.
1. Kratka povijest i digitalna transformacija registracije radnog vremena
Povijesno gledano, iz papirnatih obrazaca za evidenciju radnog vremena, koji su se ručno popunjavali olovkom na ulazu u tvrtke, registracija radnog vremena pretvorena je u mehaničke satove koji su u kartone zaposlenika „cvikali” na ulazu vrijeme dolaska i odlaska. U posljednjih trideset godina na ulaznim mjestima postavljali su se elektronički zidni terminali za registraciju, na kojima su se zaposlenici evidentirali putem identifikacijskih kartica različitih tehnologija.
Međutim, pojavom pametnih telefona i aplikacija stvari su se okrenule naglavačke. Sad je kartica na zidu (BLE Bluetooth beacon), a terminal je mobilni telefon u našoj ruci. Dovoljno je da je telefon na pravoj lokaciji i na njemu možemo registrirati dolazak ili odlazak. Sutra će vjerojatno za evidenciju radnog vremena biti dovoljno da je telefon u džepu i prostor na ulazu prepoznat će nas i automatski zabilježiti našu prisutnost.
Upotrebom mobilnog telefona registracija radnog vremena („u oblaku”) jednostavno podržava sve suvremene oblike rada, primjerice fleksibilan rad, rad od kuće, skraćeno radno vrijeme itd. Možemo reći da je u zadnjih 10 godina registracija radnog vremena prošla temeljitu digitalnu transformaciju, baš kao i većina drugih industrija. Štoviše, uvođenjem modernog sustava registracije radnog vremena „u oblaku”, organizacija može interno ubrzati vlastitu digitalnu transformaciju.
Ispada da je jedno od najperspektivnijih načela koje nas može dovesti do konkretnog napretka na polju učinkovitosti upravo digitalna transformacija. Ne samo da administrativne zadatke možemo prenijeti u digitalni oblik, već se često poslovni model može u potpunosti preokrenuti. Mnogi troškovi postaju nepotrebni, a vrijeme provedbe može se drastično skratiti.
2. Ključni zadaci („jobs to be done”) registracije radnog vremena
Svaki sustav, koji organizaciji donosi određenu korist, ima skup funkcionalnosti koji izvršavaju određene zadatke. Na engleskom one nazivaju „jobs to be done”, a treba ih definirati za bilo koju programsku podršku, uključujući i registraciju radnog vremena.
Prije nego što se usredotočimo na ključne zadatke, vrijedi napomenuti razliku između dva ključna pojma koji se često rabe kao sinonimi, iako to nisu:
- Registracija radnog vremena (RRV) znači bilježenje vremenskih događaja povezanih s radom.
- Evidencija radnog vremena (ERV) znači upravljanje svim tim registracijama, izračun broja sati, naknada, broja prekovremenih sati i sati odsutnosti te posljedično izvještavanje, uređivanje i izvoz tih evidencija.
Svaki dobar sustav, naravno, pokriva obje funkcije – i registraciju i evidenciju radnog vremena. Ključni zadaci registracije radnog vremena su sljedeći:
- Bilježenje dolaska na posao i odlaska s posla
- Najava i potvrda odsutnosti
- Pregled prisutnosti i odsutnosti
- Samokorekcija i podsjetnik na zaboravljene registracije
- Prikupljanje podataka u izvanmrežnom načinu rada, ako dođe do prekida internetske veze ili pada sustava
- Ograničavanje registracija na određeno zemljopisno područje i IP adresu
Ključni zadaci evidencije radnog vremena su:
- Uređivanje svih ovih registracija
- Planiranje radnih sati, smjena i radnih shema
- Izračun ukupnog broja sati, naknada, prekovremenih sati i sati odsutnosti
- Izvještavanje, uređivanje i slanje evidencija za potrebe obračuna plaća i druge potrebe
- Pregled i uređivanje osobnih i timskih satnica
- Integracija s drugim pozadinskim sustavima, kao što su npr. kadrovska evidencija i obračun plaća
3. Najveći mit – registracija radnog vremena služi za kontrolu zaposlenika
Tijekom posljednjih desetljeća registracija i evidencija radnog vremena često su odražavale neku vrstu kontrole nad zaposlenicima. Danas možemo reći da registracija i evidencija djeluju kako u korist uprave, tako i za dobrobit zaposlenika.
Novo Europsko zakonodavstvo zahtijeva još preciznije bilježenje svih dolazaka, odlazaka i drugih događaja, ne radi kontrole radnika, već radi ispravne procjene radnog vremena, pa je nagrađivanje pravednije i, prije svega, manje sklono pogreškama.
Pažljivo vođena evidencija radnog vremena omogućava, na primjer, da se uzme u obzir pravo radnika na ograničenje broja radnih sati, pravo na dnevni i tjedni odmor te poštenu naknadu za određene kategorije radnog vremena, kao što su prekovremeni rad, noćni rad i rad vikendom i praznicima.
Stoga mi iz Špice volimo reći da se ne pečatiramo niti štambiljamo, već nam je terminal „špica”, što se podudara sa željom mnogih menadžera za većim angažmanom zaposlenika.
4. Ključna tajna za uspješnu provedbu registracije radnog vremena – jednostavan, cjenovno pristupačan i korisniku prijatan sustav
Suvremeni sustav registracije radnog vremena mora biti jednostavan za upotrebu, cjenovno pristupačan i prilagodljiv različitim zahtjevima. Različita radna okruženja i načini rada zahtijevaju učinkovita rješenja, koja se nakon uspješne implementacije povlače u drugi plan i postaju navika zaposlenicima, a omogućavaju upravi i kadrovskoj službi da evidenciju radnog vremena i obračun plaća u potpunosti automatiziraju.
Ova vrsta automatizacije oslobađa vrijeme za poboljšanja u drugim procesima i omogućuje nam da više energije i vremena posvetimo strateškim područjima i istinskoj misiji tvrtke, bilo da je riječ o proizvodnji, ugostiteljstvu, hotelijerstvu ili drugim uslugama. Ukratko, rezerve prema uvođenju evidencije radnog vremena mogu se djelomično prevladati odabirom sustava prijatnog korisnicima, koji ne uzrokuje mnogo dodatnog posla i uklanja poteškoće „cvikanja” radnog vremena.
Stoga
je poželjno istražiti neke tehničke detalje koji će vam omogućiti razumijevanje
svih aspekata i funkcionalnosti registracije radnog vremena i izbor sustava,
koji će uistinu biti prilagođen vašim potrebama.
5. Različiti načini registracije radnog vremena
Sve počinje time da sustav za registraciju radnog vremena omogući različite načine registracije. Rješenja tvrtke Špica omogućuju vrlo fleksibilnu registraciju raznih događaja (dolasci, odlasci, službena putovanja, odmori...) na mnogim uređajima.
Načini registracije radnog vremena koji su najpopularniji kod naših kupaca:
- Terminal za registraciju Zone Touch
- Web-aplikacija na vašem računalu ili tabletu
- Mobilna aplikacija na iOS i Android telefonima
- Centralna aplikacija na Android tabletu ili telefonu
- Bluetooth registracija povezana s mobilnom aplikacijom
5.1. Terminal kao registrator radnog vremena
Terminal Zone Touch vrlo je popularan terminal za registraciju jer je funkcionalno i ergonomski prilagođen za registraciju radnog vremena. Riječ je o kompaktnom uređaju, koji obično vidimo na ulaznim vratima raznih tvrtki. On osigurava da svi zaposlenici intuitivno registriraju svoj dolazak i odlazak te se tako propuštene registracije svode na minimum.
Upotreba registracijskog terminala eliminira potrebu za pristupom internetu i mobilnoj aplikaciji, što je vrlo čest zahtjev, posebno u industrijskom okruženju. Terminal je obično stalno povezan s internetom i svaku registraciju odmah prosljeđuje u sustav, pokazujući zaposleniku njegovo trenutno stanje radnih sati.
Kad internet zakaže, terminal sprema registracije u memoriju i u sustav ih prebacuje čim se veza ponovno uspostavi. Zone Touch podržava široku paletu tehnologija RFID kartica, a preko USB i Bluetooth sučelja na njega se lako priključiti drugi periferni uređaji, primjerice vanjski čitač kartica, biometrijski čitač ili membranska tipkovnica. Tako jednostavno preko registracije radnog vremena osiguravamo i kontrolu pristupa.
5.2. Internet kao registrator radnog vremena
Internetska aplikacija za registraciju radnog vremena na računalu vrlo je popularna jer u „informacijsko doba” veliki dio zaposlenika svoj posao obavlja putem računala. Ovaj način registracije vrlo je pogodan za registraciju u uredu i pri radu od kuće. Registracija se također može ograničiti na određene IP adrese. U svoju aplikaciju ugradili smo pravu mjeru inteligencije, kako bi nam ponudila tipke za događaje koji su najvjerojatniji vašem trenutnom statusu.
Tvrtke obično u Pravilniku o evidenciji radnog vremena imaju definirana prava i obveze zaposlenika na području evidencije. Internetski klijent prilagođava se svakom zaposleniku u skladu s njihovim pravima, nekima je omogućeno ispravljanje i upis manjkavih registracija, drugima je omogućeno samo podnošenje zahtjeva za izostanke, a nekima tek uvid u njihove radne sate.
S
druge strane, web-aplikacija voditeljima
dopušta mnogo više. Oni mogu pregledavati i ispravljati radne sate
zaposlenika, potvrditi izostanak putem kalendara i prenositi razne poruke. Na
donjoj slici prikazana je web-aplikacija koja je dostupna izravno u pregledniku
i zaposlenicima omogućava da početak, završetak i prekid rada (ručak, službeni
izlazak s posla) zabilježe odmah na radnom mjestu.
5.3. Telefon kao registrator radnog vremena
Mobilna aplikacija na telefonu brzim koracima preuzima glavnu ulogu u registraciji radnog vremena. Trend je jasan i kod korisnika sustava registracije radnog vremena Špica jer više od polovice korisnika registraciju radnog vremena obavlja na svojim mobitelima.
Dotična tehnologija donosi brojne prednosti i logiku registracije vremena revolucionarno okreće naglavačke jer mobilni telefon sad preuzima ulogu i identifikatora i sata za registraciju u jednom. U praksi to znači:
- Umjesto postavljanja zidnih terminala, svi zaposlenici mogu besplatno instalirati mobilnu aplikaciju na svoje telefone.
- Telefon nam omogućuje da izbjegnemo dodirivanje zajedničkih točaka, što je posebno dobrodošlo u zdravstvu i izbjegavanju širenja virusnih bolesti.
- Budući da svaki pametni telefon također ima podatke o trenutnoj lokaciji, registracije se lako mogu ograničiti na sjedište tvrtke, a gostionica s druge strane ulice i dalje ostaje aktualna samo za posjet u vrijeme ručka.
- Mobilna aplikacija također pruža uvid u trenutnu prisutnost kolega (tko radi, tko je na ručku, tko je na odmoru...), a voditeljima omogućava potvrđivanje izostanaka, čak i kad nisu za računalom.
5.4. Tablet kao registrator radnog vremena
Android tablet ili telefon također mogu igrati ulogu središnjeg mjesta za registraciju. Ta je metoda posebno prikladna kad imamo pokretna radilišta, npr. gradilište, a poslovođa želi zabilježiti događaje stojeći među suradnicima.
Tvrtka Špica ovdje nudi specijalizirani Android uređaj, ali može se upotrijebiti i bilo koji Android tablet ili telefon, koji se danas mogu kupiti u svakoj trgovini mobilnih uređaja. Naravno, prije kupnje uvijek je važno provjeriti podržava li konkretni model trenutnu verziju softvera.
6. Korisnici registracije radnog vremena i različiti primjeri upotrebe
Sad kad znamo kojim se različitim uređajima može registrirati radno vrijeme, pogledajmo tko su uobičajeni korisnici svake metode registracije (u različitim poslovnim okolnostima):
- Radnici koji većinu posla obavljaju na terenu, npr. na gradilištu, obično se registriraju na mobilnim terminalima koji su pričvršćeni u pokretnim kontejnerima i putuju s njima od gradilišta do gradilišta. Druga je mogućnost da poslovođa na svojem telefonu ili tabletu registrira pojedine zaposlenike, kao i pojedine kategorije zadataka, koje će se taj dan obavljati. Na taj način dobivaju vrlo kvalitetne podatke za analizu, planiranje i pregovore za nove projekte.
- Tvrtke u kojima je većina zaposlenika u uredima obično instaliraju terminal za registraciju radnog vremena na ulaznim vratima, osiguravajući tako visoku kvalitetu prikupljenih podataka. Zajedno s rješenjima za kontrolu pristupa, terminal također može otvarati vrata i omogućiti recepciji pregled ulaska i zaposlenika i gostiju.
- Mobilni zaposlenici, koji svoj posao na terenu obavljaju s kupcima, najčešće upotrebljavaju registraciju radnog vremena na svojem mobilnom telefonu. Prodavači na terenu također dostavljaju svoju lokaciju središnjem uredu jer se na svakom mjestu dolazak i odlazak mogu evidentirati i vremenski i geografski.
- Radnici u industriji se obično registriraju na robusnijim terminalima, koji se mogu instalirati na ulazima u industrijska postrojenja, a ponekad i na pojedinačnim strojevima. Kad se zaposlenik registrira u određenom postrojenju, ti se podaci bilježe i u evidenciji radnog vremena, a uprava tada može analizirati upotrebu vremena na različitim radnim mjestima, nakon čega slijedi analiza produktivnosti i učinkovitosti po postrojenjima i slično.
- Vođe timova koji odobravaju zahtjeve za odsustvom, odobravaju prekovremeni rad ili uređuju evidenciju kolega, najčešće upotrebljavaju mobilnu i web-aplikaciju. Na mobilnom telefonu mogu brzo reagirati na zahtjeve za izostanke i već ujutro provjeriti koji je od suradnika dostupan u određenom trenutku.
- Vanjski suradnici i studenti također prijavljuju sate putem sustava, ali pri izračunu plaća prema njima postupamo drugačije.
7. Uobičajeni događaji pri registraciji
Također je vrijedno spomenuti uobičajene događaje pri registraciji radnog vremena. Na pojedinačne gumbe na registratoru (bez obzira na uređaj) mogu se, po želji, postaviti različiti događaji registracije. Kupci rješenja koje nudi Špica obično upotrebljavaju sljedeće događaje:
- Dolazak
- Odlazak
- Rad od kuće
- Pauza za ručak
- Službeni izlazak
- Službeni dolazak
- Automatski događaj
Automatski događaj znači da će sustav sam odabrati odgovarajući događaj prema rasporedu i prethodnim podacima u sustavu.
8. Terminologija i tehnologija registracije radnog vremena
Sustav registracije radnog vremena temelji se na različitim tehnologijama, od kojih svaka doprinosi svojim dijelom funkcionalnosti. Poznavanje ovih tehnologija također je presudno pri izboru sustava za registraciju radnog vremena. U nastavku su nabrojane samo neke glavne koje treba imati na umu kad tražimo najbolje rješenje:
- GeoLociranje omogućava bilježenje fizičke lokacije, kad mobilnim telefonom registriramo određeni vremenski događaj, i on mora biti opremljen podacima o lokaciji. To je posebno korisno kad imamo mobilne timove koji evidentiraju rad na terenu.
- GeoOgraničenje omogućava da registraciju jednostavno obavimo na određenom zemljopisnom području, a izvan te zone registracija je onemogućena.
- Bluetooth beacon omogućava da radijus GeoOgraničenja smanjimo na veličinu ureda ili učionice, a međusobno možemo i odvojiti pojedine prostore, što samo s GPS-om nije moguće.
- Biometrija obično označava poklapanje otisaka prstiju ili prepoznavanje lica i omogućava nam da smanjimo na minimum mogućnost prijevare jer se na posao može prijaviti samo prepoznata osoba. Biometrija je doduše u većini zemalja Europske unije onemogućena zbog zaštite osobnih podataka.
- RFID tehnologija trenutno je najpopularnija kartična tehnologija i omogućava beskontaktno registriranje jer karticu samo približite terminalu i on će zabilježiti događaj.
- IP65 certifikat jamči da je uređaj otporan na vlagu i čestice prašine iz okoliša. Nudimo posebnu verziju terminala Zone Touch, koji je zbog IP65 certifikata pogodan za ugradnju u zahtjevnije okruženje ili gdjegod bi terminal bio izloženiji vremenskim uvjetima, na primjer, na vanjskom zidu zgrade.
- Termalna kamera dostupna je uz terminale Zone Touch i može upozoriti na ljude s povišenom temperaturom.
- Zone Touch KB posebna je verzija terminala s mehaničkom tipkovnicom, koja se obično upotrebljava u industrijskim okruženjima ili za jednostavniju upotrebu kod slijepih i slabovidnih korisnika.
9. Jednostavan početak i besplatan test registracije radnog vremena
Odlučujete o uvođenju, zamjeni ili nadogradnji sustava za registraciju radnog vremena? Svim potencijalnim kupcima pružamo besplatnu probnu verziju naših rješenja. Ulazak u besplatno probno razdoblje znači da možete, bez obaveze, sami isprobati sustav.
Naši zaposlenici mogu vas pritom voditi kroz sedam koraka i svojim iskustvom vam savjetovati kako najbolje iskoristiti evidenciju radnog vremena u vašoj tvrtki. Na kraju se bez obaveze odlučite hoćete li kupiti pretplatu ili samo završiti s testiranjem.
Jednostavno i lako:
- Za otvaranje probnog računa ispunite obrazac za prijavu i odaberite lozinku.
- Pozovite suradnike unosom njihovih adresa e-pošte.
- Odaberite osnovne postavke sustava
- Zajedno sa suradnicima počnite bilježiti dolaske, odlaske i izostanke.
- Provjerite evidenciju radnog vremena za ispitivano razdoblje.
- Postavite vrste plaćanja za brži izvoz podataka u obračun plaća.
- Započnite pretplatnički odnos.
10. Često postavljana pitanja i odgovori u vezi registracije radnog vremena
U nastavku smo pripremili i odgovore na najčešće postavljana pitanja u vezi s registracijom radnog vremena:
1. Zašto naša tvrtka treba rješenje za registraciju radnog vremena?
Sustav za registraciju i evidenciju radnog vremena u poduzeću obavlja nekoliko funkcija:
- olakšava administrativne zadatke,
- pomaže u pružanju transparentnijih podataka o korištenju vremena,
- štedi vrijeme i smanjuje pogreške u pripremi obračuna plaća.
Registracija i evidencija također su zakonski obvezni, a prije svega automatiziraju neke ključne procese, koje u konačnici cijene kako zaposlenici, tako i kadrovska služba i uprava.
2. Po čemu se registracija radnog vremena (RDV) razlikuje od evidencije radnog vremena (ERV)?
Oba modula – Registracija radnog vremena i Evidencija radnog vremena – dio su istog cjelokupnog sustava upravljanja s radnim vremenom zaposlenika i usko su povezani.
- Modul za registraciju brine se za uspješno bilježenje događaja koje registriramo, kao što su npr. dolazak, odlazak, ručak, službeno putovanje...
- Evidencija radnog vremena predstavlja upravljanje, planiranje, izvještavanje, analizu i integraciju u druge pozadinske sustave, kao što su npr. kadrovska evidencija i obračun plaća.
3. Kako registracija radnog vremena može povećati konkurentnost u nestabilnim vremenima?
Rješenje All Hours podržava najnovije oblike rada, primjerice rad na daljinu, distribuirani rad, rad od kuće, skraćeno radno vrijeme itd. Sustav omogućava i registraciju rada vanjskih suradnika, npr. slobodnjake („freelencere”) i studenata.
Fleksibilni koncept rada omogućava tvrtki da se brzo i elastično prilagođava novim oblicima rada, koji privlače i angažiraju najperspektivnije talente i koji su ovih dana srž konkurentnosti tvrtke.
4. Kakve nam koristi donosi konkretno rješenje All Hours?
Usluga All Hours može se početi upotrebljavati odmah bez većih početnih ulaganja jer je usluga „u oblaku” i plaća se u obliku mjesečne ili godišnje pretplate. Jednostavna i intuitivna programska podrška omogućava da se cjelokupni postupak postavljanja i implementacije izvede u sklopu 14-dnevnog besplatnog probnog razdoblja i to na daljinu.
Prednost sustava u oblaku u odnosu na lokalno implementiran sustav jest u tome što implementacija na daljinu u prosjeku traje samo 1 do 2 dana, dok kod klasičnih rješenja može potrajati tjednima i mjesecima.
5. Postoji li još neki način za registraciju osim upotrebe terminala?
Naravno, zaposlenici se mogu registrirati i putem mobilnog telefona, web-preglednika ili zajedničkog sučelja na Android tabletu. Sve metode registracije mogu po želji kombinirati. Dostupno je i API sučelje koje omogućava upotrebu uređaja drugih proizvođača za prikupljanje podataka o registraciji, npr. POS blagajne, ručni terminali, info kiosci...
Rasporedi, smjene i sheme jedna su od najvažnijih prednosti programske podrške tvrtke Špica jer u sustav uvode osnovno planiranje, što je od vitalne važnosti za optimalnu ravnomjernu preraspodjelu i planiranje radnog vremena. Možemo postaviti različite smjene (jutarnja, popodnevna, noćna, vikend), računati različite dodatke za njih i planirati smjene u jednostavnom kalendaru.
6. Kako možemo riješiti zahtjevnije i složenije primjere postavki?
All Hours fleksibilno je rješenje koje može raditi u vrlo jednostavnim okruženjima, ali se lako može prilagoditi za rad sa stotinama ili tisućama zaposlenika. Naši savjetnici pomoći će vam da optimalno konfigurirate sustav i iz njega izvučete maksimum.
7. Dopušta li sustav, pored vođenja prisutnosti, i upravljanje odsutnostima s posla?
Najava i elektronsko odobravanje izostanaka je jedna od ključnih funkcionalnosti rješenja tvrtke Špica i uvelike pojednostavljuje administrativni posao. Naime, zaposlenici podnose elektronski zahtjev za odsutnost, bilo da se radi o godišnjem odmoru, bolovanju ili službenom putu. Kad upravitelji odobre ili odbiju zahtjev, zaposlenici se o tome obavještavaju e-poštom. Sustav za pojedinačne izostanke vodi brojač. Dakle, akumulirano vrijeme u satima ili danima uvijek je dostupno za pripremu izvještaja ili za izvoz podataka za obračun plaća.
8. Mogu li provjeriti koji zaposlenici trenutno rade u tvrtki, a koji od kuće?
Jednim klikom na mobitelu uvijek se može otvoriti popis svih zaposlenika u timu sa statusom koji pokazuje tko je prisutan, tko radi od kuće, tko kasni, a tko je opravdano odsutan. Na taj način svoje i njihove aktivnosti možete prilagoditi situaciji i organizirati eventualne zamjene.
9. Mogu li dobiti informacije na kojim lokacijama/radilištima se terenski suradnici trenutno nalaze?
Svaki događaj, odnosno registracija, opremljena je informacijama o lokaciji, koje su zatim dostupne i na prikazu prisutnosti zaposlenika. Tako da uvijek znate gdje se zaposlenici trenutno nalaze i gdje su se registrirali.
10. Kako možemo uspješno i usput upravljati svim nepotpunim događajima i vremenskim podacima za sažeti prijenos u obračun plaća i tako smanjiti stres na kraju mjeseca prije dana isplate?
Dogovorena pravila za evidenciju radnog vremena postavljaju se u okviru početnih postavki, a zatim aplikacija automatski zbraja dogovorene kategorije vremena, odnosno prisutnosti i odsutnosti. Uobičajene kategorije već su unaprijed postavljene:
- Plaćeno vrijeme – redovan posao
- Prekovremeni rad
- Praznici i neradni dani
- Dopusti (godišnji, izvanredni, studijski, porodiljni)
- Bolovanje
- Pravo na ručak
- Rad od doma
- Kratka pauza
- Dnevni plan sati
- Propis obveznog vremena
- Saldo sati
Međutim, možete definirati i vlastite vrste plaćanja, izostanaka, događaja i vremenskih kategorija. Na taj način obračun stvarno prilagodite svojoj tvrtki i programu obračuna plaća koji upotrebljavate.
11. Kako zaposlenici mogu provjeriti koliko imaju starog i ovogodišnjeg dopusta?
Svaki zaposlenik svakog pojedinog dana može provjeriti stanje svog dopusta. Međutim, administratori i voditelji također mogu pregledavati te podatke u obliku izvješća za cijelu tvrtku ili nekoliko odjela istovremeno.
12. Kako mogu osigurati da zaposlenici sami pažljivije upravljaju svojim podacima i smanje administrativni unos manjkavih registracija?
Budući da zaposlenici pri registraciji svakog događaja također vide svoj saldo sati, pogreške obično primijete istog dana i mogu u skladu s tim reagirati. Na taj način izbjegavamo kaos na kraju mjeseca kad bismo trebali odjednom ispraviti mnogo takvih pogrešaka.
S web ili mobilnom aplikacijom zaposlenik može lako predati registraciju koja nedostaje na potvrdu, a voditelji samo potvrđuju događaj. Zaposlenicima možemo dopustiti upis registracija koje nedostaju čak i bez potvrda, ali ovu mogućnost možemo u potpunosti zaključati i uređivanje satnica prepustiti upraviteljima i drugim administratorima.
13. Tražimo sustav koji će transparentno i lako prilagoditi izvješća za naše potrebe. Je li sustav tvrtke Špica prikladan za nas?
All Hours nudi široku paletu prilagodljivih izvještaja. Sustav sadrži predloške za razne oblike izvještaja (dnevni, tjedni, mjesečni), koji sadrže informacije o prisutnosti, prekovremenim satima, dopustima i izostancima. Izvještaje možete najprije pregledati u pregledniku, prilagoditi ih dodatnim stupcima i filterima, a zatim ih izvesti u PDF, Excel ili CSV formatu za daljnju obradu ili uvesti u obračun plaća.
14. Vide li voditelji odjela u sustavu podatke za cijelu tvrtku ili se pregled može ograničiti samo na njihov odjel?
Shemom autorizacije možete odrediti hijerarhiju pristupa podacima u svojoj tvrtki. Pojedinačni voditelji mogu lako pristupiti samo onim suradnicima koji su im podređeni ili dodijeljenim odjelima. Međutim, upravi i administratorima može se odobriti širi pristup u skladu s dogovorenom politikom.
15. Je li sustav usklađen s GDPR propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka?
Špica još od 1995. godine ima certifikat ISO9001, a zadnjih 5 godina i ISO27001, što dokazuje naše strateško usmjerenje ka kvaliteti. Razvili smo sustav u skladu s najboljom praksom i ugradili revizijski trag tako da pravilnom uporabom može osigurati poštivanje GDPR-a.
Uvijek možete provjeriti tko je upravljao podacima o radnom vremenu vaših zaposlenika. Snimaju se uvidi, brisanja i uređivanje podataka. Htjeli bismo se pohvaliti da naše rješenje za registraciju radnog vremena i kontrolu pristupa upotrebljava SIQ te Ured povjerenika za informacije.
16. Jesu li podaci sigurni?
Podaci su spremljeni u Microsoft Azure, jedan od najvećih i najpouzdanijih svjetskih pružatelja infrastrukture u oblaku. Špica zapošljava sigurnosne upravitelje i sigurnosne inženjere koji se redovito educiraju i ažuriraju svoje certifikate. Tvrtka se također može pohvaliti sigurnosnim certifikatom ISO27001.
17. Gdje su najveće uštede koje vaš sustav donosi?
Allhours je usluga u „u oblaku”, što znači da ne zahtijeva ulaganje u skupi hardver, softver i implementaciju. Zaposlenici mogu lako upotrijebiti web ili mobilnu aplikaciju. Cijena pretplate elastično se prilagođava veličini tvrtke. S druge strane, smanjena je administracija u kadrovskoj službi, a povećana je kvaliteta i pouzdanost podataka potrebnih za uvoz u program za izračun plaća i kvalitetno planiranje. Kadrovska služba stoga se može usredotočiti na strateške projekte, umjesto da zaglavi u birokraciji.
18. Kako je organiziran izvoz podataka u sustav za obračun plaća na kraju mjeseca?
Iz All Hours jednostavno izvozite različite podatke za plaće. Svaki brojač u sustavu možete opremiti šifrom koja odgovara šifri u programu za obračun plaća i podatke izvozite za željeno razdoblje. Dostupan je i moderni API putem kojeg možete u potpunosti automatizirati postupak izvoza i prilagoditi ga svojim potrebama. U Špici imamo i ekipu za razvoj koja po narudžbi može pripremiti izvoze i integracije u skladu s vašim zahtjevima.
19. Pružate li probnu verziju kojom možemo provjeriti ispunjava li sustav naše zahtjeve?
Naravno. Upotrijebite gumb „Besplatno testiranje” putem kojeg možete ući u program bez obveza ili kreditne kartice. Programska je podrška intuitivna, dostupna je stalna pomoć naših savjetnika koji će vam pomoći da postavite osnovna pravila za bilježenje radnog vremena. Nakon probnog razdoblja od 14 dana možete odlučiti želite li kupiti pretplatu.
20. Kako se rješenje prilagođava razvoju naše tvrtke?
Nakon kratkog početnog razdoblja redovite upotrebe možete s našim stručnjacima dodatno optimizirati postavke. Svoj račun možete nadograditi u bilo kojem trenutku povećavanjem (ili smanjenjem) broja zaposlenika ili aktiviranjem dodatnih modula za nadzor radnog vremena po projektima ili kontroli pristupa.
Programska podrška trenutno je dostupna na engleskom, slovenskom, hrvatskom, njemačkom i arapskom jeziku. U planu su prijevodi na ostale europske jezike.
21. Mogu li postati vaš prodajni zastupnik u promociji usluge?
Bit ćemo sretni ako se pridružite mnogim uspješnim tvrtkama i zajednici koja se brzo širi jer „dobar glas daleko se čuje”. Na obostranu korist možemo zajednički pripremiti popis vašeg primjera uporabe (Case Study) i referentnu izjavu (Testimonial) pa sve to zajedno popratiti uzajamnom promocijom.