Prodaja:    
   
01 568 08 16
Izberite jezikLanguage
Blog

Kako registracija delovnega časa poveča učinkovitost?

Kako registracija delovnega časa poveča učinkovitost?
Date
31/05/2021

Občasno nanese, da se znajdem s kakšnim direktorjem v dvigalu gospodarske zbornice. Izkoristim trenutek in kratek pogovor usmerim v kategorijo časa. Sogovornik po navadi pohiti in mi namigne: »Stanovnik, mene ne zanima čas, samo rezultati so tisti, ki štejejo!« Vrata dvigala se že odpro in odhiti dalje. Mislim si: »Enkrat si bom vzel čas in napisal blog ter v njem predstavil moj pogled na registracijo delovnega časa in moje videnje tega ključnega človekovega vira, ki ga vsekakor velja merit in ga opisujemo s tremi črkami: ČAS«. Starejši in bolj izkušen kot je človek, bolj mu je jasno, da je učinkovito izkoriščen čas tista konkurenčna prednost, ki ponese posameznika daleč nad povprečje.

registracija delovnega časa s telefonomČas je ključen človekov vir. Če ga pravilno angažiramo, lahko močno izboljšamo individualno in timsko učinkovitost. Z drugimi besedami, dosežemo več v krajšem času, kar je lahko pomembna konkurenčna prednost. Eden izmed najboljših načinov, kako lahko v organizacijah dokaj enostavno dosežemo boljšo porabo časa, je uvedba in dosledna uporaba registracije delovnega časa.

Organizacije, ki uvedejo registracijo delovnega časa na eni strani povečajo učinkovitost, prav tako pa izboljšajo interno kulturo zaradi transparentnosti in boljše organiziranosti. Seveda pa je pogoj, da je uveden sistem registracije delovnega časa dovolj prijazen uporabnikom, prilagodljiv za različne poslovne scenarije ter da podpira vse novodobne oblike dela.

Kljub temu se okoli registracije delovnega časa še vedno pojavljajo določeni dvomi in miti. V tej (nekoliko daljši) blog objavi boste tako izvedeli vse ključne informacije o registraciji delovnega časa, vključno z dobrimi praksami pri uvajanju takšnega sistema, katere so najnovejše tehnologije na tem področju, za povrh pa bomo razbili še kakšen mit.

1. Kratka zgodovina in digitalna transformacija registracije delovnega časa

Zgodovinsko se je iz papirnih obrazcev za evidenco delovnega časa, ki so se ročno s svinčnikom izpolnjevali na vhodu podjetij, registracija delovnega časa pretvorila v mehanske ure na žigosne kartice, s katerimi so se zaposleni štempljali na vhodu. V zadnjih tridesetih letih so se na vstopnih točkah uveljavili na steno pritrjeni elektronski registracijski terminali, na katerih so se zaposleni evidentirali z identifikacijskimi karticami različnih tehnologij.  

S pojavom pametnih telefonov in aplikacij pa se je zadeva obrnila na glavo. Sedaj sta lahko kartica na steni (BLE Bluetooth - žolna) in terminal kar mobilni telefon v naši roki. Dovolj je že, da je telefon na pravi lokaciji in že na njem lahko registriramo prihod ali odhod. Jutri pa bo verjetno za registracijo delovnega časa dovolj, da bo telefon v žepu in nas bo prostor na vhodu prepoznal in avtomatično zabeležil našo prisotnost.  

Z uporabo mobilnega telefona registracija delovnega časa (v oblaku) enostavno podpira tudi vse novodobne oblike dela, kot sta fleksibilno delo, delo od doma, skrajšan delovni čas ipd. Lahko rečemo, da je v zadnjih 10 letih registracija delovnega časa dosegla temeljito digitalno transformacijo, enako kot večina drugih panog. Še več, z uvedbo novodobnega oblačnega sistema registracije delovnega časa lahko organizacija interno pospeši lastno digitalno transformacijo. 

Izkaže se, da je ena najbolj perspektivnih principov, ki nas lahko pripelje do konkretnega napredka  na področju učinkovitosti, ravno digitalna transformacija. Ne samo da administrativna opravila lahko prenesemo v digitalno obliko, temveč se pogosto lahko poslovni model popolnoma preobrne. Marsikateri strošek postane nepotreben in čas za izvedbo se lahko izredno skrajša.

2. Ključne naloge (»jobs to be done«) registracije delovnega časa

Vsak sistem, ki prinaša organizaciji določeno korist, ima sklop funkcionalnosti, ki opravljajo določene naloge. V angleščini temu rečejo »jobs to be done«, ki jih velja definirati tudi za vsako programsko opremo, vključno z registracijo delovnega časa. 

Preden se osredotočimo na ključne naloge, velja izpostaviti še razliko med dvema ključnima pojmoma, ki se pogosto uporabljata kot sopomenki, čeprav to nista:

  • Registracija delovnega časa (RDČ) pomeni zajem časovnih dogodkov, vezanih na delo.
  • Evidenca delovnega časa (EDČ) pa pomeni upravljanje vseh teh registracij, računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti, posledično pa tudi poročanje, urejanje in izvažanje te evidence.

Vsak dober sistem seveda pokriva obe funkciji, tako registracijo kot evidenco delovnega časa. Ključne naloge registracije delovnega časa so tako:

  • Zajem dogodkov prijave in odjave z dela
  • Najava in potrjevanje odsotnosti
  • Pregled nad prisotnostjo in odsotnostjo
  • Samokorekcija in opozarjanje na pozabljene registracije
  • Zbiranje podatkov v načinu brez povezave, če pride do izpada interneta ali sistema
  • Omejevanje registracij na določeno geografsko območje in IP naslov

Ključne naloge evidence delovnega časa pa:

  • Urejanje vseh teh registracij
  • Planiranje urnikov, izmen in delovnih shem
  • Računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti
  • Poročanje, urejanje in izvažanje evidenc za potrebe obračuna plač in druge potrebe
  • Pregled in urejanje osebnih in timskih časovnic
  • Integracija na druge zaledne sisteme, kot so npr. kadrovska evidenca in obračun plač

undefined

3. Največji mit – registracija delovnega časa je nadzor nad zaposlenimi

V preteklih desetletjih sta registracija in evidenca delovnega časa pogosto odražali nekakšen nadzor nad zaposlenimi. Danes bi lahko rekli, da registracija in evidenca delujeta tako v dobro vodstva kot v dobro delavcev.

Nova Evropska zakonodaja zahteva še natančnejše evidentiranje vseh prihodov, odhodov in drugih dogodkov, pa ne zato, da bi nadzirali delavce, temveč zato, da se delovni čas pravilno ovrednoti in je nagrajevanje pravičnejše, predvsem pa podvrženo manj napakam.

Pedantno vodena evidenca delovnega časa omogoča, da se denimo upošteva pravica delavca do omejitve števila delovnih ur, pravica do dnevnega in tedenskega počitka ter pravično nagrajevanje posameznih kategorij delavnega časa, kot so nadure, nočno delo in delo med vikendi ter prazniki.

Špičaki zato radi rečemo, da se ne žigosamo in se ne štempljamo, temveč se na terminalu »našpičimo«, kar sovpada z željo mnogih managerjev po večji angažiranosti zaposlenih.

4. Ključna skrivnost za uspešno implementacijo registracije delovnega časa – enostaven, cenovno ugoden in uporabniku prijazen sistem

Sodobni sistem za registracijo delovnega časa mora biti enostaven za uporabo, cenovno ugoden in prilagodljiv različnim zahtevam. Različna delovna okolja in načini dela namreč zahtevajo učinkovite rešitve, ki se po uspešni implementaciji umaknejo v ozadje in preidejo zaposlenim v navado, vodstvu in kadrovski službi pa omogočajo, da evidenco delovnega časa in obračun plač povsem avtomatizirajo.

Tovrstna avtomatizacija sprosti čas za izboljšave drugih procesov in nam dovoli, da več energije in časa posvetimo strateškim področjem in pravemu poslanstvu podjetja, pa naj gre za proizvodnjo, gostinstvo, hotelirstvo ali druge storitve. Skratka, zadržke pri uvedbi registracije delovnega časa se deloma lahko odpravi že s tem, da se izbere uporabnikom prijazen sistem, ki ne povzroča veliko dodatnega dela in odstrani tegobe štemplanja delovnega časa.

Zato je smotrno, da se poglobimo v nekaj tehničnih podrobnosti, ki vam bodo omogočale razumevanje vseh vidikov in funkcionalnosti registracije delovnega časa ter izbiro sistema, ki bo resnično po meri za vaše potrebe.


5. Različni načini registracije delovnega časa

Vse se začne pri tem, da sistem za registracijo delovnega časa omogoča različne načine registracije. Špicine rešitve omogočajo zelo fleksibilno registracijo različnih dogodkov (prihodov, odhodov, službenih poti, odmorov …) na mnogih napravah.

Načini registracije delovnega časa, ki so najbolj priljubljeni pri naših kupcih:

5.1. Terminal kot registrator delovnega časa

Zone Touch terminal je zelo priljubljen registracijski terminal, saj je funkcionalno in ergonomsko prilagojen za registracijo delovnega časa. Gre za kompaktno napravo, ki jo navadno vidimo na  vhodnih vratih različnih podjetij. Tako dosežemo, da vsi zaposleni intuitivno registrirajo svoje prihode in odhode in tako minimizirajo izostale registracije.

Ob uporabi terminala za registracijo odpade potreba po dostopu do spleta in mobilne aplikacije, kar je posebej v industrijskem okolju zelo pogosta zahteva. Terminal je običajno stalno povezan v splet in vsako registracijo takoj posreduje v sistem, zaposlenemu pa prikaže njegovo trenutno stanje ur.

Ob izpadu interneta terminal hrani registracije v spominu in jih ob ponovni vzpostavitvi povezave takoj posreduje v sistem. Zone Touch podpira široko paleto RFID kartičnih tehnologij, preko USB in Bluetooth vmesnikov pa lahko nanj priključimo druge periferne naprave, recimo zunanji čitalec kartic, biometrični čitalec ali melbransko tipkovnico. Tako lahko prek registracije delovnega časa zagotovimo tudi kontrolo dostopa.

5.2. Splet kot registrator delovnega časa

Spletna aplikacija za registracijo delovnega časa na računalniku je zelo popularna, saj v »informacijski dobi« velik del zaposlenih svoje delo opravlja preko računalnika. Tak način registracije je zelo primeren za registracijo v pisarni in pri delu od doma. Registracijo lahko omejimo tudi na določene IP naslove. V našo aplikacijo smo vgradili ravno pravo mero inteligence, da nam ponudi tipke za dogodke, ki so najbolj verjetni glede na trenuten status.

Tipično ima podjetje v Pravilniku o evidenci delovnega časa zapisane pravice in obveznosti zaposlenih na področju evidence. Spletni klient se glede na pravice prilagodi vsakemu zaposlenemu, in nekaterim omogoča popravke in vnose manjkajočih registracij, drugim omogoča le oddajo zahtevkov za odsotnosti, nekaterim pa le vpogled v njihove ure.

Na drugi strani spletna aplikacija vodjem dovoli mnogo več. Pregledujejo in popravljajo lahko časovnice zaposlenih, preko koledarja potrjujejo odsotnosti in prenašajo razna poročila. Spodnja slika prikazuje spletno aplikacijo, ki je dostopna kar v brskalniku in omogoča, da zaposleni začetek, konec in prekinitve dela (malica, službeni izhod) zabeležijo kar na delovnem mestu.

undefined

5.3. Telefon kot registrator delovnega časa

Mobilna aplikacija na telefonu s hitrimi koraki prevzema glavno vlogo pri registraciji delovnega časa. Tudi pri uporabnikih Špicinih sistemov registracije delovnega časa je trend jasen, saj več kot polovico uporabnikov registracijo delovnega časa opravlja na mobilniku.

Dotična tehnologija prinaša veliko prednosti in logiko registracije časa revolucionarno obrača na glavo, saj mobilni telefon sedaj prevzema tako vlogo identifikatorja kot tudi registrirne ure v enem. V praksi to pomeni:

  • Namesto stenskih terminalov lahko mobilno aplikacijo na svoje telefone brezplačno namestijo vsi zaposleni.
  • Telefon omogoča, da se izognemo dotikanju skupnih točk, kar je še posebej v zdravstvu in v izogib širjenju virusnih bolezni še kako dobrodošlo.
  • Ker ima vsak pametni telefon tudi podatek o trenutni lokaciji, lahko registracije enostavno omejimo na sedež podjetja, gostilna čez cesto pa tako še vedno ostane aktualna le za obisk med malico.
  • Mobilna aplikacija omogoča tudi vpogled v trenutno prisotnost kolegov (kdo dela, kdo je na malici, kdo je na dopustu ...), vodjem pa omogoča potrjevanje odsotnosti, tudi ko niso za računalnikom.

undefined

5.4. Tablica kot registrator delovnega časa

Android tablica ali telefon lahko odigra tudi vlogo centralnega mesta za registracijo. Ta metoda je posebej primerna, kadar imamo premična delovišča, kot so gradbišča, delovodja pa želi zajeti dogodke kar stoje med sodelavci.

Špica tu ponuja specializirano Android napravo, uporabimo pa lahko tudi splošno Android tablico ali telefon, ki jo lahko danes kupimo že v vsaki trgovini z mobilnimi napravami. Seveda velja pred nakupom vedno preveriti, ali je konkreten model podprt s trenutno verzijo programske opreme.



6. Uporabniki registracije delovnega časa in različni primeri uporabe

Sedaj, ko poznamo različne naprave, s katerimi je možno registrirati delovni čas, pa poglejmo, kdo so tipični uporabniki posameznega načina registracije (v različnih poslovnih okoliščinah):

  1. Delavci, ki večino dela opravijo na terenu, kot so recimo gradbišča, se tipično registrirajo na mobilnih terminalih, ki so pritrjeni kar v premičnih kontejnerjih, in z njimi potujejo z gradbišča na gradbišče. Druga možnost je, da delovodja na svojem telefonu ali tablici registrira posamezne sodelavce in tudi posamezne kategorije nalog, ki jih bodo opravljali v tistem dnevu. Tako pridobijo zelo kvalitetne podatke za analizo, planiranje in pogajanja za nove projekte.
  2. Podjetja, v katerih je večina zaposlenih v pisarnah, največkrat terminal za registracijo delovnega časa inštalirajo pri vhodnih vratih in tako zagotovijo visoko kakovost zbranih podatkov. V povezavi z rešitvami za kontrolo pristopa pa lahko terminal tudi odpira vrata in omogoča recepciji, da ima pregled nad vstopom tako zaposlenih kot gostov.
  3. Mobilni sodelavci, ki svoje delo opravljajo na terenu pri kupcih, najpogosteje uporabljajo registracijo delovnega časa kar na svojem mobilnem telefonu. Prodajalci na terenu tako v centralo sporočajo tudi svojo lokacijo, saj se na vsaki lokaciji prihod in odhod lahko zabeležita tako časovno kot geografsko.
  4. Delavci v industriji se navadno registrirajo na bolj robustnih terminalih, ki so lahko nameščeni na vhodih v industrijske obrate, včasih pa tudi na posameznih strojih. Ko se delavec registrira na določenem obratu, se tudi ta podatek beleži v evidenco delovnega časa, vodstvo pa lahko potem analizira porabo časa na različnih delovnih mestih, sledi produktivnost in učinkovitost po obratih in podobno.
  5. Vodje ekip, ki odobravajo zahteve za odsotnost, odobravajo nadurno delo ali urejajo evidenco od kolegov, pa največkrat uporabljajo mobilno in spletno aplikacijo. Na mobilniku lahko hitro reagirajo na zahteve za odsotnosti in že zjutraj preverijo, kdo od sodelavcev je na voljo v danem trenutku.
  6. Zunanji sodelavci in študentje prav tako registrirajo ure preko sistema, pri obračunu plač pa jih pač obravnavamo drugače. 

7. Tipični registracijski dogodki

Velja omeniti še tipične registracijske dogodke pri registraciji delovnega časa. Na posamezne gumbe na registratorju (ne glede na napravo) se lahko po želji nastavijo različni registracijski dogodki. Tipično kupci Špicinih rešitev uporabljajo naslednje dogodke:

  1. Prihod
  2. Odhod
  3. Delo od Doma
  4. Malica
  5. Službeni izhod
  6. Službeni prihod
  7. Avtomatski dogodek

Avtomatski dogodek pomeni, da sistem sam izbere primeren dogodek glede na urnik in dotedanje podatke v sistemu.

undefined

8. Terminologija in tehnologija registracije delovnega časa

Sistem registracije delovnega časa je zasnovan na različnih tehnologijah, vsaka pa doprinaša svoj del funkcionalnosti. Poznavanje teh tehnologij je tudi ključno, ko izbiramo sistem za registracijo delovnega časa. Spodaj je naštetih le nekaj glavnih, ki jih velja imeti v mislih, ko iščemo najboljšo rešitev:


  • GeoLociranje omogoča beleženje fizične lokacije, ko z mobilnim telefonom registriramo določen časovni dogodek, tako da je ta opremljen tudi s podatkom o lokaciji. To je posebej uporabno, kadar imamo mobilne ekipe, ki evidentirajo delo na terenu.
  • GeoOmejevanje omogoča, da registracijo lahko opravimo le v določenem geografskem območju, zunaj te cone pa je registracija onemogočena.
  • Bluetooth Žolna omogoča, da radij GeoOmejevanja zmanjšamo na velikost pisarne ali učilnice, med seboj pa lahko ločimo tudi posamezne prostore, kar zgolj z GPS-om ni mogoče.
  • Biometrija navadno označuje zajem prstnih odtisov ali razpoznavo obraza in omogoča, da minimaliziramo možnost goljufije, saj se na delo lahko prijavi le prepoznana oseba. Biometrija je sicer v večini držav Evropske skupnosti zaradi varovanja osebnih podatkov onemogočena.
  • RFID tehnologija je trenutno najpopularnejša kartična tehnologija in omogoča brezkontaktno registriranje, saj kartico samo približate terminalu in ta zabeleži dogodek.
  • IP65 certifikat jamči, da je naprava odporna na vlago in prašne delce iz okolja. Nudimo posebno izvedbo terminala Zone Touch, ki je zaradi IP65 certifikata primeren za montažo v zahtevnejših okoljih ali kjerkoli bi bil terminal bolj izpostavljen vremenskim vplivom, na primer na zunanji steni stavbe.
  • Termalna kamera je na voljo v povezavi s terminali Zone Touch in lahko opozarja na osebe s povišano temperaturo.
  • Zone Touch KB je posebna izvedba terminala z mehansko tipkovnico, ki se navadno uporablja v industrijskih okoljih ali za lažjo uporabo pri slepih in slabovidnih uporabnikih.

9. Enostaven začetek in brezplačni preizkus registracije delovnega časa

Se odločate za uvedbo, zamenjavo ali nadgraditev vašega sistema za registracijo delovnega časa? Vsem našim potencialnim strankam omogočamo brezplačen preizkus naših rešitev. Vstop v brezplačni preizkus pomeni, da lahko brez obveznosti sami preizkusite sistem.

Naši sodelavci vas lahko pri tem vodijo skozi sedem korakov in vam s svojimi izkušnjami svetujejo, kako najboljše izkoristiti evidenco delovnega časa v vašem podjetju. Na koncu se brez obveznosti odločite, ali boste kupili naročnino ali pa zaključite s testiranjem.

Preprosto in enostavno:

  1. Odprete poskusni račun, tako da izpolnite vstopni obrazec in izberete geslo.
  2. Povabite sodelavce, tako da vnesete njihove e-maile.
  3. Izberete osnovne sistemske nastavitve.
  4. Skupaj s sodelavci začnete beležiti prihode, odhode in odsotnosti.
  5. Preverite evidenco delovnega časa za preizkušano obdobje.
  6. Nastavite vrste plačil za hitrejši izvoz podatkov v obračun plač.
  7. Vstopite v naročniško razmerje.

Prepričajte se sami. Vstopite in v sedmih preprostih korakih preizkusite našo oblačno rešitev za registracijo delovnega časa.

10. Pogosta vprašanja in odgovori v povezavi z registracijo delovnega časa

V nadaljevanju smo za vas pripravili tudi odgovore na najpogostejša vprašanja v povezavi z registracijo delovnega časa:

1. Zakaj naše podjetje potrebuje rešitev za registracijo delovnega časa?

Sistem za registracijo in evidenco delovnega časa v podjetju opravlja več funkcij:

  • olajša administrativne naloge,
  • pomaga do bolj transparentnih podatkov o porabi časa,
  • prihrani čas in zmanjša napake pri pripravi obračuna plač.

Registracija in evidentiranje sta tudi zakonsko obvezna, predvsem pa avtomatizirata nekatere ključne procese, kar na koncu cenijo tako zaposleni kot kadrovska služba in vodstvo.

2. Kako se registracija delovnega časa (RDČ) razlikuje od evidence delovnega časa (EDČ)?

Oba modula – Registracija delovnega časa in Evidenca delovnega časa – sta del istega celovitega sistema za upravljanje z delovnim časom zaposlenih in sta tesno prepletena.

  • Registracijski modul skrbi za uspešen zajem dogodkov, ki jih registriramo kot so npr. prihod, odhod, malica, službeni izhod …
  • Evidenca delovnega časa predstavlja vodenje, planiranje, poročanje, analizo in integracijo na druge zaledne sisteme, kot sta npr. kadrovska evidenca in obračun plač.

3. Kako lahko registracija delovnega časa poveča konkurenčnost v nestabilnih časih?

Rešitev All Hours podpira najnovejše oblike dela, kot so delo na daljavo, distribuirano delo, delo od doma, skrajšan delovni čas ipd. Sistem omogoča tudi registracijo dela zunanjih sodelavcev, kot so npr. svobodnjaki (»freelancerji«) in študenti.  

Fleksibilni koncept dela omogoča, da se podjetje hitro in elastično prilagaja vedno novim oblikam dela, ki privabljajo in angažirajo najbolj perspektivne talente, ki so dandanes srž konkurenčnosti podjetja.

4. Kakšne koristi nam prinaša konkretna rešitev All Hours?

Storitev All Hours lahko začnemo uporabljati takoj brez večje začetne investicije, saj je storitev v oblaku in jo plačujemo v obliki mesečne ali letne naročnine. Enostavna in intuitivna programska oprema omogoča, da se celoten proces nastavitev in implementacije lahko izpelje v sklopu 14-dnevnega brezplačnega preizkusa in to kar na daljavo.

Prednost oblačnega sistema pred »on-prem« je tudi ta, da implementacija na daljavo povprečno traja zgolj 1 do 2 dni, medtem ko se pri klasičnih rešitvah lahko vleče tedne in mesece. 

5. Ali poleg uporabe terminalov obstaja še kak drug način za registiranje?

Seveda, zaposleni se lahko registrirajo tudi preko mobilnega telefona, spletnega brskalnika ali skupnega vmesnika na Android tablici. Vse metode registracije se lahko poljubno kombinirajo. Na voljo je tudi API vmesnik, ki omogoča, da se za zajem registracijskih podatkov uporabljajo naprave drugih proizvajalcev, recimo POS blagajne, ročni terminali, infokioski ...

Urniki, izmene in sheme so ena od najbolj ključnih prednosti Špica programske opreme, saj v sistem vnašajo osnovno planiranje, ki je vitalnega pomena pri optimalnem enakomernem prerazporejanju in planiranju delovnega časa. Nastavimo lahko različne izmene (dopoldanska, popoldanska, nočna, vikend), zanje štejemo različne dodatke in izmene planiramo na preprostem koledarju. 

7. Kako lahko rešimo zahtevnejše in zapletenejše primere nastavitev?

All Hours je prilagodljiva rešitev, ki lahko deluje v zelo enostavnih okoljih, lahko pa se enostavno prilagodi za delo z več sto ali tisoč zaposlenimi. Naši svetovalci vam bodo pomagali, da sistem optimalno konfigurirate in iz njega iztisnete največ, kar zmore.

8. Ali sistem omogoča poleg vodenja prisotnosti tudi upravljanje odsotnosti?

Napovedovanje in elektronsko odobravanje odsotnosti je ena od ključnih funkcionalnosti Špicinih rešitev in izredno poenostavi administrativno delo.  Zaposleni namreč sami oddajo elektronsko zahtevo za odsotnost, pa naj gre za dopust, bolniško ali službeno pot. Ko vodje zahtevo odobrijo ali zavrnejo, so zaposleni obveščeni po e-pošti. Sistem za posamezne odsotnosti vodi števce. Tako je akumulirani čas v urah ali dnevih vedno na voljo za pripravo poročil ali za izvoz podatkov za obračun plač. 

9. Ali lahko preverim, kateri sodelavci trenutno delajo v podjetju in kateri delajo od doma?

Z enim klikom na mobilnem telefonu je vedno na voljo seznam vseh zaposlenih sodelavcev v ekipi s statusom, ki označuje, kdo je prisoten, kdo dela od doma, kdo zamuja in kdo je opravičeno odsoten. Tako lahko glede na stanje prilagodite svoje in njihove aktivnosti ter organizirate eventualne zamenjave.

10. Ali lahko pridobim informacije, na katerih lokacijah/deloviščih so trenutno terenski sodelavci?

Vsak dogodek oz. registracija je opremljena s podatkom o lokaciji, ta pa je potem na voljo tudi na prikazu prisotnosti sodelavcev. Tako vedno veste, kje se nahajajo trenutno oz. kdaj in kje so se kadarkoli registrirali.

11. Kako lahko uspešno in sproti urejamo vse manjkajoče dogodke in časovne podatke za sumarni prenos v obračun plač in tako zmanjšamo stres konec meseca pred plačilnim dnevom?

Dogovorjena pravila za evidenco delovnega časa nastavimo v okviru začetnih nastavitev, nato pa aplikacija avtomatsko sešteva dogovorjene kategorije časa, torej prisotnosti in odsotnosti. Tipične kategorije so že prednastavljene:

  • Plačani čas – redno delo
  • Nadure
  • Prazniki in dela proste dneve
  • Dopusti (letni, izredni, študijski, porodniški)
  • Bolniške odsotnosti
  • Pravilo malice
  • Delo od doma
  • Kratki odmori
  • Dnevni plan ur
  • Pravilo obveznega časa
  • Saldo ur

Definirate pa lahko povsem svoje vrste plačil, odsotnosti, dogodkov in kategorij časa. Tako obračun zares prilagodite svojemu podjetju in programu, ki ga uporabljate za obračun plač.

12. Kako lahko zaposleni preveri, koliko ima še starega in letošnjega dopusta?

Vsak zaposleni lahko preveri svoje stanje dopusta na posamezen dan. Administratorji in vodje pa lahko ta podatek pregledujejo tudi v obliki poročila za celotno podjetje ali več oddelkov hkrati. 

13. Kako lahko dosežem, da zaposleni sami bolj pedantno urejajo svoje podatke in zmanjšamo administrativno vnašanje manjkajočih registracij?

Ker zaposleni ob registriranju vsakega dogodka vidijo tudi svoj saldo ur, napake navadno opazijo še isti dan in lahko nanje ustrezno reagirajo. Tako se izognemo kaosu na koncu meseca, ko bi morali rešiti veliko tovrstnih napak na enkrat. 

S spletno ali mobilno aplikacijo lahko zaposleni posreduje manjkajočo registracijo v potrditev, vodje pa dogodek samo še potrdijo. Zaposlenim lahko dovolimo vnašanje manjkajočih registracij tudi brez potrditev, lahko pa jim to možnost povsem zaklenemo in urejanje časovnic prepustimo vodjem in drugim administratorjem. 

14. Iščemo sistem za pregledno in enostavno prilagajanje poročil za naše potrebe. Ali je Špicin sistem primeren za nas?

All Hours ponuja široko paleto prilagodljivih poročil. V sistemu so predloge za različne oblike poročil (dnevna, tedenska, mesečna), ki vsebujejo informacije o prisotnostih, nadurah, stanjih dopusta in odsotnostih. Poročila si lahko najprej ogledate v brskalniku, jih prilagodite z dodatnimi stolpci in filtri ter nato izvozite v PDF, Excel ali CSV obliki za nadaljnjo obdelavo ali uvoz v obračun plač.

15. Ali vodje oddelkov v sistemu vidijo podatke za celotno podjetje oziroma ali je mogoče pogled omejiti le na njihov oddelek?

Z avtorizacijsko shemo lahko določite hierarhijo dostopanja do podatkov v vašem podjetju. Posamezne vodje lahko dostopajo samo do svojih podrejenih sodelavcev oziroma dodeljenih oddelkov. Upravi in administratorjem pa se glede na dogovorjeno politiko lahko odobri širši dostop.

16. Ali je sistem skladen z GDPR regulativami glede varovanja osebnih podatkov?

Špica ima že od leta 1995 ISO9001 certifikat in zadnjih 5 let tudi ISO27001, ki dokazuje našo strateško usmeritev v kakovost. Sistem smo razvili po najboljših praksah in vgradili revizijsko sled, tako da s pravilno uporabo lahko zagotovi GDPR skladnost.  

Vedno lahko preverite, kdo je upravljal s podatki o delovnem času vaših zaposlenih. Zapisani so vpogledi, izbrisi in urejanje podatkov. Radi se pohvalimo, da našo rešitev za registracijo delovnega časa in kontrolo pristopa uporablja tako SIQ kot Urad Informacijske pooblaščenke. 

17. Ali so podatki na varnem?

Podatki so shranjeni v Microsoft Azure, ki je eden od največjih in najzaneslivejših ponudnikov oblačne infrastrukture na svetu. Špica ima zaposlene varnostnega managerja in varnostne inženirje, ki se redno izobražujejo in posodobljajo svoje certifikate. Podjetje se ponaša tudi z ISO27001 varnostnim certifikatom.

18. Kje so največji prihranki, ki jih prinaša vaš sistem?

Allhours je storitev v oblaku, kar pomeni, da ne zahteva investicije v drago strojno in programsko opremo ter implementacijo. Zaposleni lahko enostavno uporabljajo splet ali mobilno aplikacijo. Strošek naročnine se elastično prilagaja velikosti podjetja. Po drugi strani se zmanjša administriranje v kadrovske službi in poveča kvaliteta ter zanesljivost podatkov, ki so potrebni za uvoz v sistem za izračun plač in kvalitetno planiranje. Kadrovska ekipa se tako lahko posveti strateškim projektom, namesto da bi bila zataknjena v birokraciji. 

19. Kako je urejeno izvažanje podatkov konec meseca v sistem za obračun plač?

Iz All Hours lahko enostavno izvozite različne podatke za plače. Vsak števec v sistemu lahko opremite s šifro, ki ustreza šifri v programu za obračun plač in podatke izvozite za želeno obdobje. Na voljo je tudi sodoben API, preko katerega lahko postopek izvoza povsem avtomatizirate in prilagodite svojim potrebam. V Špici imamo tudi ekipo za razvoj po naročilu, ki lahko izvoze in integracije pripravi po vaših zahtevah.

20. Ali omogočate poskusno različico, da preverimo, ali sistem ustreza našim zahtevam?

Seveda. Uporabite gumb »Brezplačni preizkus«, preko katerega lahko vstopite v program brez obveznosti ali kreditne kartice. Programski vmesnik je intuitiven, vedno pa vam je na voljo pomoč naših svetovalcev, ki vam pomagajo nastaviti osnovna pravila beleženja delovnega časa. Po 14-dnevnem poskusnem obdobju se lahko odločite za nakup naročnine. 

21. Kako se rešitev prilagaja razvoju našega podjetja?

Po krajšem začetnem obdobju redne uporabe lahko z našimi strokovnjaki še dodatno optimizirate nastavitve. Svoj račun lahko kadarkoli nadgradite tako, da povečate (ali pomanjšate) število zaposlenih ali aktivirate dodatna modula za spremljanje delovnega časa po projektih ali kontroli pristopa.  

Trenutno je programska oprema na voljo v angleškem, slovenskem, hrvaškem, nemškem in arabskem jeziku. Planirajo se prevodi v ostale evropske jezike. 

22. Ali lahko postanem vaš prodajni zastopnik pri promociji storitve?

Veseli bomo, če se pridružite mnogim uspešnim podjetjem in skupnosti, ki se hitro širi, saj »dober glas seže v deseto vas«. V obojestransko korist lahko skupaj pripravimo popis vašega primera uporabe (Case Study) in referenčno izjavo (Testamonial) ter vse skupaj pospremimo z obojestransko promocijo.