Vodič po evidenci delovnega časa

1.1 Digitalna transformacija

Skozi zgodovino se je iz papirnih obrazcev za evidenco delovnega časa, ki so se ročno s svinčnikom izpolnjevali na vhodu podjetij, registracija delovnega časa pretvorila v mehanske ure na žigosne kartice, s katerimi so se zaposleni štempljali na vhodu. V zadnjih tridesetih letih so se na vstopnih točkah uveljavili na steno pritrjeni elektronski registracijski terminali, na katerih so se zaposleni evidentirali z identifikacijskimi karticami različnih tehnologij. 

S pojavom pametnih telefonov in aplikacij pa se je zadeva obrnila na glavo. Sedaj je lahko kartica na steni (BLE Bluetooth ali NFC), terminal pa je postal kar mobilni telefon v naši roki. Dovolj je že, da je telefon na pravi lokaciji in že na njem lahko registriramo prihod ali odhod. V bližnji prihodnosti bo za registracijo delovnega časa verjetno dovolj, da bo telefon v žepu, prostor na vhodu pa nas bo prepoznal in avtomatično zabeležil naš prihod in prisotnost. 

Izkazalo se je, da je eden najbolj perspektivnih principov, ki nas lahko pripelje do konkretnega napredka na področju učinkovitosti, ravno digitalna transformacija. Ne samo da administrativna opravila lahko prenesemo v digitalno obliko, temveč se pogosto lahko poslovni model popolnoma preobrne. Marsikateri strošek postane nepotreben, čas za izvedbo postopka pa se lahko izredno skrajša. 

Z uporabo mobilnega telefona registracija delovnega časa v oblaku enostavno podpira tudi vse novodobne oblike dela, kot so fleksibilno delo, delo od doma, skrajšan delovni čas, delo na terenu, delo po pogodbi ipd. Registracija delovnega časa je v zadnjih desetih letih dosegla temeljito digitalno transformacijo, enako kot večina drugih panog. Še več, z uvedbo novodobnega oblačnega sistema registracije delovnega časa lahko organizacija interno pospeši lastno digitalno transformacijo.

Trend1:
Programska in strojna oprema se umešča v vsa področja našega življenja, v poslovnih procesih pa v podjetjih povzroča tektonske premike, ki zahtevajo budno pozornost in pravočasno agilno prilagajanje. 

Spoznajte še preostale trende

2.1. REGISTRACIJA DELOVNEGA ČASA

2.1.1. Ključne naloge – »Jobs To Be Done«

Vsak sistem, ki prinaša organizaciji določeno vrednost, ima sklop funkcionalnosti, ki opravljajo določene naloge. V angleščini temu rečejo »Jobs To Be Done«, ki jih velja definirati tudi za vsako programsko opremo, vključno z registracijo in evidenco delovnega časa.

Predno se osredotočimo na ključne naloge, velja izpostaviti še rahlo razliko med tema dvema ključnima pojmoma, ki se pogosto uporabljata kot sopomenki:  

• Registracija delovnega časa (RDČ) pomeni zajem časovnih dogodkov, vezanih na delo.
• Evidenca delovnega časa (EDČ) pa pomeni upravljanje vseh teh registriranih dogodkov in rezultirajočih časovnih kategorij.

Ključne naloge registracije delovnega časa so:

• Zajem dogodkov prijave in odjave z dela.
• Najava in potrjevanje odsotnosti.
• Pregled nad prisotnostjo in odsotnostjo.
• Samokorekcija in opozarjanje na pozabljene registracije.
• Zbiranje podatkov v načinu brez povezave, če pride do izpada interneta ali sistema.
• Omejevanje registracij na določeno geografsko območje in IP naslov.

Ključne naloge evidence delovnega časa pa so:

• Planiranje urnikov, izmen in delovnih shem.
• Prerazporeditev in razvrščanje. 
• Pregled in urejanje vseh registracij.
• Računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti.
• Pregled in urejanje osebnih in timskih časovnic.
• Integracija na druge zaledne sisteme, kot so npr. kadrovska evidenca in obračun plač.
• Analiziranje, poročanje in izvažanje evidenc za potrebe obračuna plač in druge potrebe.

Sodobni sistem za evidenco in registracijo delovnega časa mora biti enostaven za uporabo, cenovno ugoden in prilagodljiv različnim zahtevam. Različna delovna okolja in načini dela namreč zahtevajo učinkovite rešitve, ki se po uspešni implementaciji umaknejo v ozadje in preidejo zaposlenim v navado, vodstvu in kadrovski službi pa omogočajo, da evidenco delovnega časa in obračun plač povsem avtomatizirajo.

Tovrstna avtomatizacija sprosti čas za izboljšave drugih procesov in nam dovoli, da več energije in časa posvetimo strateškim področjem in pravemu poslanstvu podjetja, pa naj gre za proizvodnjo, banke, gostinstvo, trgovino, državno upravo ali druge storitve. Skratka, zadržke pri uvedbi registracije delovnega časa se deloma lahko odpravi že s tem, da se izbere uporabnikom prijazen sistem, ki ne povzroča dodatnega dela in odstrani tegobe štemplanja in administriranja.

Zato je smotrno, da se poglobimo v nekaj podrobnosti rešitev, ki vam bodo omogočale razumevanje vseh vidikov in funkcionalnosti registracije delovnega časa, ter izbiro sistema, ki bo resnično ustvarjen za vaše potrebe.

2.1.2. Različni načini registracije delovnega časa

Špicine rešitve omogočajo širok nabor načinov registracije in hkrati zelo fleksibilno registracijo različnih dogodkov (prihodov, odhodov, službenih poti, odmorov …) na mnogih napravah. Pogosto je narava dela in panoga, v kateri se nahaja organizacija, tista, ki pogojuje izbor.

Načini registracije delovnega časa, ki so najbolj priljubljeni pri naših kupcih:

• Registracijski terminal Zone Touch
• Spletna aplikacija na računalniku ali tablici
• Mobilna aplikacija na telefonu iOS in Android
• Centralna aplikacija na Android tablici ali telefonu
• Bluetooth registracija v povezavi z mobilno aplikacijo

2.1.3. Terminal kot registrator delovnega časa

Zone Touch terminal je zelo priljubljen registracijski terminal, saj je funkcionalno in ergonomsko prilagojen za tipično uporabo. Gre za kompaktno napravo, ki jo ponavadi srečamo ob vhodnih vratih različnih podjetij. Taka postavitev omogoča, da vsi zaposleni intuitivno registrirajo svoje prihode in odhode in tako minimizirajo izostanek registracij. 

Ob uporabi terminala za registracijo odpade potreba po dostopu do spleta in mobilne aplikacije, kar je posebej v industrijskem okolju zelo pogosta zahteva. Terminal je običajno stalno povezan v splet in vsako registracijo takoj posreduje v sistem, zaposlenemu pa prikaže njegovo trenutno stanje ur. Ob izpadu interneta terminal hrani registracije v spominu in jih ob ponovni vzpostavitvi povezave takoj posreduje v sistem. Zone Touch podpira široko paleto RFID kartičnih tehnologij, preko USB in Bluetooth vmesnikov pa lahko nanj priključimo druge periferne naprave, recimo zunanji čitalec kartic, biometrični čitalec ali membransko tipkovnico. Tako lahko prek registracije delovnega časa zagotovimo tudi kontrolo dostopa. 

2.1.4. Splet kot registrator delovnega časa

Spletna aplikacija za registracijo delovnega časa je zelo popularna, saj v »informacijski dobi« velik del zaposlenih svoje delo opravlja preko računalnika. Tak način registracije je zelo primeren za registracijo v pisarni in pri delu od doma. Registracijo lahko omejimo tudi na določene IP naslove. V našo aplikacijo smo vgradili ravno pravo mero inteligence, da nam ponudi tipke za dogodke, ki so najbolj verjetni glede na naš trenuten status. 

Tipično ima podjetje v Pravilniku o evidenci delovnega časa zapisane pravice in obveznosti zaposlenih na področju evidence. Spletni klient se glede na pravice prilagodi vsakemu zaposlenemu, nekaterim omogoča popravke in vnose manjkajočih registracij, drugim omogoča le oddajo zahtevkov za odsotnosti, nekaterim pa le vpogled v njihove ure.

Na drugi strani spletna aplikacija vodjem omogoča mnogo več funkcionalnosti. Pregledujejo in popravljajo lahko časovnice zaposlenih, preko koledarja potrjujejo odsotnosti in kreirajo razna poročila. Spodnja slika shematsko prikazuje spletno aplikacijo, ki je dostopna kar v brskalniku in omogoča, da zaposleni začetek, konec in prekinitve dela (malica, službeni izhod) zabeležijo kar na delovnem mestu. 

2.1.5. Telefon kot registrator delovnega časa

Mobilna aplikacija na telefonu s hitrimi koraki prevzema glavno vlogo pri registraciji delovnega časa. Tudi pri uporabnikih Špicinih sistemov registracije delovnega časa je trend jasen, saj več kot polovico uporabnikov registracijo delovnega časa dandanes opravlja na mobilniku. 

Dotična tehnologija prinaša veliko prednosti in logiko registracije časa revolucionarno obrača na glavo, saj mobilni telefon sedaj prevzema tako vlogo identifikatorja kot tudi registrirne ure in komunikatorja v enem. V praksi to pomeni:

• Namesto stenskih terminalov lahko mobilno aplikacijo na svoje telefone brezplačno namestijo vsi zaposleni.
• Telefon omogoča, da se izognemo dotikanju skupnih točk, kar je še posebej v zdravstvu in v izogib širjenju virusnih bolezni še kako dobrodošlo.
• Ker ima vsak pametni telefon tudi podatek o trenutni lokaciji, lahko registracije enostavno omejimo na sedež podjetja, gostilna čez cesto pa tako še vedno ostane aktualna le za obisk med malico.
• Mobilna aplikacija omogoča tudi vpogled v trenutno prisotnost kolegov (kdo dela, kdo je na malici, kdo je na dopustu ...), vodjem pa omogoča potrjevanje odsotnosti, tudi ko niso za računalnikom.

2.1.6. Tablica kot registrator delovnega časa

Android tablica ali telefon lahko odigra tudi vlogo centralnega mesta za registracijo. Ta metoda je posebej primerna, kadar imamo premična delovišča, kot so gradbišča, delovodja pa želi zajeti dogodke kar stoje med sodelavci. 

Špica tu ponuja specializirano Android napravo, uporabimo pa lahko tudi telefon ali splošno Android tablico, ki jo lahko danes kupimo že v vsaki trgovini z mobilnimi napravami. Seveda velja pred nakupom vedno preveriti, ali je konkreten model podprt s trenutno verzijo programske opreme.

2.1.7. Uporabniki registracije delovnega časa in različni primeri uporabe

Sedaj, ko poznamo različne naprave, s katerimi je možno registrirati delovni čas, pa poglejmo, kdo so tipični uporabniki posameznega načina registracije (v različnih panogah in poslovnih okoliščinah):

• Delavci, ki večino dela opravijo na terenu, kot so recimo gradbišča, se tipično registrirajo na mobilnih terminalih, ki so pritrjeni kar v premičnih kontejnerjih, in z njimi potujejo z gradbišča na gradbišče. Druga možnost je, da delovodja na svojem telefonu ali tablici registrira posamezne sodelavce in tudi posamezne kategorije nalog, ki jih bodo opravljali v tistem dnevu. Tako pridobijo zelo kvalitetne podatke za analizo, planiranje in pogajanja za nove projekte.
• Podjetja, v katerih je večina zaposlenih v pisarnah, največkrat terminal za registracijo delovnega časa inštalirajo pri vhodnih vratih in tako zagotovijo visoko integriteto zbranih podatkov. V povezavi z rešitvami za kontrolo pristopa pa lahko terminal tudi odpira vrata, recepciji pa omogoča, da ima pregled nad vstopom tako zaposlenih kot gostov.
• Mobilni sodelavci, ki svoje delo opravljajo na terenu pri kupcih, najpogosteje uporabljajo registracijo delovnega časa kar na svojem mobilnem telefonu. Prodajalci na terenu tako v centralo sporočajo tudi svojo lokacijo, saj se na vsaki lokaciji prihod in odhod lahko zabeležita tako časovno kot geografsko.
• Delavci v industriji se navadno registrirajo na bolj robustnih terminalih, ki so lahko nameščeni na vhodih v industrijske obrate, včasih pa tudi na posameznih strojih. Ko se delavec registrira na določenem obratu, se tudi ta podatek beleži v evidenco delovnega časa, vodstvo pa lahko potem analizira porabo časa na različnih delovnih mestih, sledi produktivnosti in učinkovitosti po obratih in podobno.
• Vodje ekip, ki odobravajo zahteve za odsotnost, nadurno delo ali urejajo evidenco sodelavcev, največkrat uporabljajo mobilno in spletno aplikacijo. Na mobilniku lahko hitro reagirajo na zahteve za odsotnosti in že zjutraj preverijo, kdo od sodelavcev je na voljo v danem trenutku.
• Zunanji sodelavci in študentje prav tako lahko registrirajo ure preko sistema, pri prenosu časovnih kategorij v obračun plač pa jih pač obravnavamo drugače. 

2.1.8. Tipični registracijski dogodki

Pri registraciji delovnega časa je treba omeniti še tipične registracijske dogodke. Na posamezne gumbe na registratorju se ne glede na napravo lahko po želji nastavijo različni registracijski dogodki. Tipično kupci Špicinih rešitev uporabljajo naslednje dogodke:

• Prihod
• Odhod
• Malica
• Delo od Doma
• Službeni izhod
• Službeni prihod
• Avtomatski dogodek

Avtomatski dogodek pomeni, da sistem sam izbere primeren dogodek glede na urnik in dotedanje podatke v sistemu.

3.1. EVIDENCA DELOVNEGA ČASA

3.1.1. Planiranje urnikov in prerazporejanje na koledarju

Špica sistem za evidenco delovnega časa je enostaven za uporabo in prilagodljiv različnim zahtevam. Nastavimo lahko preprosta pravila beleženja delovnega časa, ki veljajo za celotno podjetje ali pa urnike prilagodimo posameznim oddelkov in delavcem. Omogočimo lahko tudi samodejno izbiro pravil, ki zaposlenemu dodeli pravi urnik glede na njegov čas prihoda.

Uporabniška pravila odrejajo vse od beleženja plačanega časa, obvezno prisotnost, pravico do malice ali kratkega izhoda in beleženje nadur. Pripravite lahko dopoldanske, popoldanske, nedeljske in druge izmene in jih po potrebi dodelite zaposlenim kar prek interaktivnega koledarja.

Tovrstno planiranje je lahko zelo podrobno, kar pomeni, da vsakemu zaposlenemu oblikujete podroben urnik za neko obdobje. Če pa so vaše izmene bolj utečene, lahko izbiro pravil prepustite programski opremi, sami pa posredujete le, kadar je potrebna kakšna sprememba, recimo menjava sobotnega urnika ali podobno.

3.1.2. Pregled prisotnosti in odsotnosti

Ker kolegi z oddajo registracij sporočajo svoj trenutni status, je vedno na voljo ažuren pregled stanja vseh zaposlenih. Na telefonu ali spletu lahko hitro preverimo, ali zaposleni delajo od doma, v pisarni, so na službeni poti ali na dopustu.

Ko definirate svoje registracijske točke – to so lokacije, kjer postavite terminal ali kjer dovolite registracijo prek telefona –, lahko ob pregledu prisotnosti vidite tudi, kje so se zaposleni nazadnje registrirali.

Sistem seveda ne sledi uporabnikom v realnem času, saj ne gre za vohunsko opremo, ki bi zaostrovala nadzor in širila slabo voljo, temveč zgolj prikaže lokacijo in čas zadnje znane registracije, obenem pa tudi status zaposlenega – prisoten, dela od doma, na odmoru itd. 

Informacije o prisotnosti kolegov so na voljo vsem zaposlenim in tako olajšajo medsebojno komunikacijo, saj vedno vemo, kje iskati določenega kolega in kdo danes manjka. 

3.1.3. Napoved in potrjevanje odsotnosti

Najprej v sistem vnesemo sodelavce, nato pa jih lahko razdelimo v oddelke s pripadajočimi vodji. Zaposlene lahko uvozimo skozi Excel tabelo ali si pomagamo z vodičem v aplikaciji. 

Ob uvozu zaposlenih določimo tudi kvoto starega in letošnjega dopusta. Uvozimo lahko tudi tekoči saldo ur, če smo čas prej evidentirali v kakšnem drugem sistemu. Potem delavce razdelimo v oddelke in izberemo vodje oddelkov – to so uporabniki, ki jim dodelimo več pravic, tako da izberemo vlogo »vodja« oz. manager.

Vodje oddelkov potrjujejo odsotnosti v svojih oddelkih, pri čemer jim je v pomoč koledarski pogled, kjer vidijo točno, kdaj se različne odsotnosti prekrivajo. To je še posebej koristno pri upravljanju z dopusti, zaposleni pa na e-mail prejmejo tudi komentar v primeru zavrnitve. Tako vodja hitro sporoči delavcu, naj dopust raje vzame teden kasneje.

Po potrebi lahko določimo tudi potrjevalce dopustov za vodje in tako v aplikaciji natančno posnemamo hierarhijo odobritev v podjetju.

3.1.4. Časovne kategorije in vrste plačil

Ko prvič vstopite v aplikacijo, ta že vsebuje različne odsotnosti in več različnih kategorij časa, kot so fizična prisotnost, službena pot, delo od doma, malica in neplačana prisotnost. Sistem samodejno šteje tudi praznične bonuse, nedeljsko delo in nočne ure.

To pomeni, da lahko sistem začnete uporabljati brez dodatnih nastavitev. Privzeto je nastavljeno, da zaposleni delajo 8 ur dnevno od ponedeljka do petka, to nastavitev pa zlahka prilagodite na nivoju celotnega podjetja, oddelka ali posameznika. Potem sistem različne vrste plačil in kategorij časa obračuna samodejno. Tako sodelavcu za dan dopusta samodejno prišteje 8 ur v kategorijo dopust za tisti dan, za obdobje celega meseca pa te podatke samodejno sešteje in tako pripravi vse za obračun plač.

Po potrebi lahko definirate svoje kategorije časa z bolj zahtevnimi pravili ali celo svoje dogodke, kot so delo na različnih projektih, opravilih, deloviščih ali strojih. 

Prilagodite lahko tudi, v katerem delu dneva se prisotnost šteje v plačani čas in pripravite različne urnike z različnimi pravili. Plačani čas recimo lahko nastavite od 7:00 do 15:00 za dopoldansko izmeno, prisotnost pred in po tej uri pa se zabeleži kot neplačana in jo lahko kasneje prenesete v nadure.

Pripravite lahko poljubno število pravil za različne izmene in različne zaposlene. Vsaka skupina pravil vsebuje tudi svoje števce, ki jih lahko omejite na določene dneve, ure in kategorije časa. Tako lahko pripravite svoje vrste plačil, denimo nočno delo na praznik, ki se šteje le, ko je zabeležene več kot 4 ure prisotnosti. 

3.1.5. Poročila, analiza in povezava za izračun plač

Za sistem evidence delovnega časa je izjemno pomembno, da omogoča izvoz podatkov, saj se ti največkrat uporabljajo za hitrejši obračun plač. 

Pomembno je tudi, da lahko uporabnik hitro in zanesljivo dostopa do poročil, ki jih potrebuje v danem trenutku – največkrat je to potrebno ob obisku inšpekcije ali za interne analize trendov prisotnosti, odsotnosti in nadurnega dela.

V All Hours so na voljo prednastavljena poročila, ki na dnevnem in mesečnem nivoju ponujajo vpogled v vse zbrane podatke. Tako vidimo ure plačane in neplačane prisotnosti, ure, razporejene po različnih tipih odsotnosti, podrobnosti o časih registracij, stanje salda ur, nadur in podobno.

Poročila lahko tudi prilagodite z dodatnimi filtri in stolpci ter shranite svoje kopije, tako da so potem vedno na voljo.

Za hitrejšo pripravo plač je na voljo poseben izvoz, kjer vrstam plačila nastavite šifre, ki se ujemajo s šiframi v plačnem programu. Nastavite še podrobnosti formatiranja podatkov in tako poskrbite, da se podatki v plačni program resnično uvozijo z enim klikom.

Ker All Hours zna izračunati razne oblike dela, nadur, odsotnosti in dodatkov, to pomeni, da konec meseca podatke zgolj prenesete v plače. Po potrebi pa All Hours podpira tudi programsko povezovanje preko API vmesnika, kar pomeni, da se podatki iz enega sistema v drugega lahko pretakajo tudi povsem avtomatsko.

4.1. Zakaj izbrati Špicine rešitve?

4.1.1. Tehnološka špica

Ko izbirate dobavitelja, je cena seveda pomembna in tu je naša CLOUD oz. SaaS ponudba v veliki prednosti, saj ne gre za investicijo, temveč naročnino, ki jo lahko elastično prilagodite trenutnim potrebam in tudi kadarkoli odpoveste, kar je v teh turbulentnih in nelikvidnih časih velika prednost. 

Seveda pa je zelo pomembna tudi kakovost storitve in izkušnje ter usposobljenost dobavitelja. Špica je s 35 leti nastopa na trgu evidence delovnega časa in kontrole pristopa tako doma kot v tujini razvila kompetence na tem ozkem segmentu, ki ji v tem delu Evrope ni primerjave, kar prizna tudi priznana analitska hiša Gartner, ki nas je že tretje leto zapored uvrstila na njihov letni Market Guide svetovnih ponudnikov WFM področja. 

Dandanes so ID kartice marsikje zamenjali kar mobilni telefoni, ki v sebi nosijo funkcionalnost ID kartice, terminala za registracijo in komunikacijske enote, ki posreduje podatke v oblačno infrastrukturo. Programska oprema v tej infrastrukturi se redno nadgrajuje v nizkih valovih sprememb, tako da jih pogosto končni uporabnik niti ne opazi, saj uporabniško prijazen vmesnik skrbi za intuitivno uporabniško izkušnjo. Ravno Špicine rešitve vključujejo vse te najnovejše tehnološke rešitve.

4.1.2. Referenčne instalacije in strateška partnerstva

Preko 3.000 podjetij s skupaj preko milijon uporabniki vsak dan večkrat dnevno registrira dogodke na naših EDČ sistemih po celem svetu. Zavedamo se te velike odgovornosti in smo v ta namen vzpostavili ISO27001 in izbrali Microsoft Azure platformo ter leta 2020 pridobili laskavi naslov POTYA – Microsoft Partner Of The Year Award. Poleg strateškega partnerstva z Microsoftom, ki smo ga kronali s skupno študijo primera , smo zgradili tudi tesno strateško sodelovanje s SAP največjim svetovnim ponudnikom ERP rešitev. Pri obeh partnerjih smo se certificirali in umestili v njihov Marketplace, kar pomeni, da se lahko našo rešitev kupi direktno pri Microsoftu. 

4.1.3. Večjezičnost in mednarodna vpetost

Večjezičnost je v teh časih distribuiranih organizacij velika prednost, v naši rešitvi pa je to vgrajeno že v osnovi (by nature/by default). Špica ima svoja lastna podjetja v regiji in partnerska podjetja razporejena po celem svetu, z njihovo pomočjo pa je aplikacija prevedena v nekatere najbolj popularne tuje jezike. Nabor teh jezikov se stalno širi. 

Vsak uporabnik si lahko sam ali s pomočjo administratorja nastavi jezik, ki mu najbolj ustreza, in tako lahko znotraj istega podjetja sodelavci uporabljajo svojo različico jezika. S tem v enem centralnem sistemu lahko pokrijemo celotno grupacijo, ki je razprostrta preko več držav. 

4.1.4. Revizijska sled – GDPR in zavezanost kakovosti in varnosti

Podjetje Špica International ima vzpostavljen certifikat ISO27001 in ga redno vzdržuje ter vsako leto potrdi z rednim uradnim SIQ presojami. Certifikat zagotavlja, da imamo vzpostavljene ukrepe za zaščito podatkov ter politike upravljanja in varovanja informacij. V naši rešitvi za evidence delovnega časa so vzpostavljene sistemske rešitve, ki omogočajo varstvo pred nepooblaščenim dostopom in nepooblaščeno uporabo zbranih podatkov, s čimer je poskrbljeno za neprestano znižanje tveganja.

Skladno z EU veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (GDPR oz. Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov) je ŠPICA Int. obdelovalec osebnih podatkov, uporabnik naše oblačne storitve pa je upravljavec osebnih podatkov. Tudi platforma Microsoft Azure na kateri tečejo naše storitve in kjer so shranjeni podatki, je ISO27001 certificirana 

4.2. Začetniški vstop v svet evidence delovnega časa

Če želite takoj in brez odlašanja vzpostaviti evidenco prisotnosti, vam lahko brezplačno pošljemo blok obrazcev za evidentiranje prihodov in odhodov. Tako si zagotovite čas za premislek in morda za naše svetovalne delavnice, kar pripomore k internemu usklajevanju in pripravi kakovostnega Pravilnika o delovnem času. 

Naslednja stopnja, ki jo lahko hitro aplicirate, je evidenca delovnega časa v Excel obliki. V prilogi smo vam pripravili paket različnih Excel predlog , med katerimi lahko izberete najbolj primerno za vaše potrebe. Nekateri si namesto Excel vzorca na svojo spletno stran, namenjeno hitrim linkom za zaposlene in zunanje sodelavce, namestijo kar link do našega EDČ kalkulatorja . 

Seveda pa hitro rastejo apetiti po izboljšanju teh ročnih evidenc. Pojavijo se želje po zmanjšanju napak in administriranja, usklajevanju dopustov, bolniških in zadnje čase popularnem delu od doma. Vodstvo si želi ažurnih poročil, kadrovska služba pa avtomatičen prenos sumarnih podatkov v sistem za obračun plač. Vse skupaj slej ko prej pripelje do testiranja in formalnega vstopa v moderno aplikacijo za evidence delovnega časa, ki teče tudi na mobilnih telefonih in izredno poenostavi delo ter poveča mobilnost in produktivnost zaposlenih.

4.3. Vodič skozi glavne izzive evidence delovnega čas

No, tudi v našo aplikacijo lahko vstopite brez obveznosti in jo dodobra testirate popolnoma samostojno ali pa s pomočjo našega svetovalca iz klicnosvetovalnega centra (KSC). Naša ključna dilema ostaja, kako zmogljivo rešitev, v katero so vgrajene naše 35-letne izkušnje na področju evidence delovnega časa, oblikovati dovolj enostavno in uporabniku prijazno, da tudi manj zahtevni uporabniki posežejo po njej, jo hitro razumejo in jo intuitivno začnejo uporabljati brez obsežnega šolanja in prebiranja priročnika. 

V programsko opremo smo v ta namen vgradili vodiče, ki vas sistematično popeljejo skozi posamezne faze in vam omogočijo, da tudi brez zunanje pomoči nastavite inicialne nastavitve in hitro začnete z uporabo. Nekatere nastavitve so že ob otvoritvi nastavljene na tipično nastavitev in jih po potrebi enostavno prilagodite svojim zahtevam. 

Kasneje, ko sistem z osnovnimi nastavitvami preide v navado, pa lahko skupaj posežemo po optimizaciji in nastavimo tudi bolj zahtevne nastavitve ter sistem še dodatno prilagodimo vašim specifičnim zahtevam. 

V vsakem trenutku pa vam je seveda pri roki tudi »chat« ikona za takojšen pogovor ali izmenjavo sporočil z našim svetovalcem ali zbirka najbolj pogostih vprašanj in odgovorov, ki jih iščejo naši uporabniki.

4.4. Naš kontaktno-svetovalni center (KSC)

Ljudje se pri nakupih v prodajalnah različno vedemo, ko k nam pristopi prodajalka in ponudi pomoč. Nekateri si želijo v miru in samostojno ogledati ponudbo in izbrati brez vpliva ter mnenja prodajalke, drugi spet jo z veseljem sprejmejo, saj najbolje pozna trenutne trende in ponudbo ter lahko hitro poišče in ponudi več kombinacij, med katerimi izberemo najboljšo. 

Tudi v naši virtualni trgovini si lahko izberete:

1.) Samostojno in avtonomno nakupno pot, tako da vstopite v »brezplačno 14-dnevno preizkusno obdobje in s samopostrežno pomočjo, ki smo jo za vas postavili tule, preizkusite posamezne za vas ključne funkcionalnosti in se na koncu odločite.

2.) Si s pomočjo naše svetovalke iz KSC centra postavite osnovne nastavitve in povabite izbrano testno ekipo sodelavcev ter določite za vas ključne funkcionalnosti, ki jih želite v 14- dnevnem brezplačnem testnem obdobju preveriti. 

Vsak demonstracijski ali svetovalni sestanek je na koncu podprt z zapisom svetovalca, ki ga prejmete po elektronski pošti, kamor vam posreduje kratek zaznamek s predelanimi točkami in materiale ter morebitni posnetek sestanka, če si želite celoten potek ponovno pogledati v miru. Tipično je na zapisu tudi napovednik naslednje tematike in dogovor glede termina naslednjega srečanja.

Po odločitvi in vstopu v naročniško razmerje vam je naš KSC svetovalni center na voljo za podporo in optimizacijo nastavitev. Ves čas je v okviru aplikacije na voljo sporočilni sistem Intercom, preko katerega lahko z našimi svetovalci varno izmenjate informacije v realnem času. 

Na mesečni frekvenci pa imamo za vas pripravljene SPICA Time & Space novice, s katerimi vas obveščamo o novostih, uporabniških izkušnjah naših uporabnikov v različnih panogah in proaktivno o potencialnih zakonskih spremembah in načinu reševanja.  

4.5. Sedem osnovnih projektnih področij 

Spodaj je navedenih sedem projektnih področij za nastavitev Špicine rešitve za evidenco delovnega časa. Idealno je, da se sprehodimo čez ta področja, ampak v praksi ne gre ravno tako. Nekatere korake je treba narediti takoj na začetku, kakšnega od njih pa bolj na koncu obdobja. Poleg tega se občasno vračamo nazaj in optimiziramo nastavitve, ko se sistem stabilizira. 

Pogosto po dveh ali treh mesecih uporabe bolje razumemo, kakšno poročilo ustreza komu, kateri dogodke bi lahko še dodatno zajemali in kako bi optimalno uredili pravice uporabnikom, zato je cilj te inicialne nastavitve zgolj, da se rešitev prime in stabilizira. Poglejmo si teh sedem osnovnih področij na projektu

1. Uporabniki

• Vnos posameznih uporabnikov ali uvoz iz datoteke
• Kreiranje oddelkov – hierarhija podjetja
• Dodelitev posameznikov v oddelke

2. Pravice

• Ureditev avtorizacijskih shem
• Določitev pravic zaposlenim
• Določitev potrjevalcev

3. Urniki

• Nastavitev sistemskih in uporabniških pravil
• Nastavitev delovnih načrtov
• Dodelitev uporabniških pravil in delovnih načrtov uporabnikom

4. Registracijske točke

• Nastavitev izbranih registratorjev 
• Nastavitev registracijskih dogodkov
• Kreiranje in omejitev geografskih točk

5. Pregledi

• Pregled in urejanje dogodkov
• Pregled prisotnosti
• Pregled odsotnosti

6. Poročila

• Nastavitev in kreiranje dnevnega poročila.
• Nastavitev in kreiranje mesečnega poročila.
• Kreiranje in shranjevanje nove predloge poročila.
• Poročilo za »plačilno listo«.

7. Podaljšanje naročnine 

• Mesečna/letna naročnina
• Račun/kreditna kartica
• Dobrodošlica

4.6. ROI kalkulacija

Ko se odločamo o investiciji oziroma o naročnini na rešitev za Evidenco delovnega časa, si velja izračunati prihranke, ki jih bo sistem prinesel in tako upravičil investicijo. Še posebej bo to pomembno za vodstvo, ki mu bomo predstavili prihranke in olajšali odločitev z vidnim izboljšanjem rezultata pod črto. 

Ključna tri področja, ki prinašajo »konkretne« prihranke, so povečanje produktivnosti zaposlenih, zmanjšanje administrativnih stroškov in zmanjšanje napak. Seveda pa modern sistem prinaša še obilico »mehkih« prihrankov, kajti današnji izredno raznoroden in fleksibilen delovni čas, ki se prilagaja tudi specifičnim potrebam zaposlenih, pritegne in poveča pripadnost najboljših talentov, ki posledično vitalno vplivajo na dolgoročni uspeh podjetja. 

Evidenca delovnega časa prinaša »konkretne« prihranke na več področjih:

• Zmanjša se izgubljeni čas, ki se tipično pojavlja ob ročno vodenih časovnicah.
• Centralen pregled nad podatki o odsotnosti skrajša čas pri koordinaciji in planiranju zaposlenih na posameznih delovnih nalogih in deloviščih. 
• Zmanjša se ponavljajoče ročno administriranje in časovno zamudno zbiranje in seštevanje podatkov o prisotnosti in odsotnosti.
• Zmanjša se stres v oddelku za obračun plač ob zaključku meseca, saj se pospeši ter poenostavi prenos časovnih kategorij v plačne kategorije.
• Zmanjšajo se napake tako pri zajemanju kot pri obračunu časovnih kategorij.
• Dobro planiranje in nadzor nad obremenitvami zmanjša izplačilo dragih nadur.
• Zniža se tveganja glede neskladnosti z zakonsko regulativo.
• Zmanjša se čas za pripravo ad hoc poročil za vodstvo in periodičnih poročil, saj so ažurni podatki v sistemu vedno na voljo v realnem času in s pomočjo prednastavljenih oblik poročil dosegljivi »z enim klikom«.
• Zmanjša se stres v kadrovskem in plačnem oddelku, ko je konec meseca treba poloviti manjkajoče registracije, zaključiti časovnice, zakleniti obdobje in posredovati podatke v sistem za obračun plač. 

Robert Half & Assotiates navaja statistične podatkov na portalu APA - American Payroll Association:

• Prihranek izgubljenega časa pri posameznem zaposlenem dnevno dosega tudi do 15 min/zaposlenega.
• Prihranek pri času kadrovskega oddelka potrebnem za dnevno administriranje do 5 min/zaposlenega.
• Napake lahko dosegajo tudi do 8 %.

Elektronska evidenca delovnega časa vam iz leta v leto že pri manjši količini zaposlenih hitro začne vračati investicijo.

Pridružite se nam na 14-dnevnem skupnem potovanju skozi analizo, plan, implementacijo, testiranje in odločitev glede ustreznosti sistema evidence delovnega časa. Potovanje smo razdelili na pet etap, ki jih lahko prehodite sami ali pa se na poti naslonite na našega KSC svetovalca, ki vam bo pomagal pri usvojitvi cilja.

Z vpisom vašega e-maila v spodnji obrazec vstopite v e-mail tečaj, skozi katerega boste pridobili vso potrebno znanje za vzpostavitev modernega sistema za evidenco delovnega časa, ki ga lahko v 14-dnevnem obdobju dodobra brezplačno preizkusite in predstavite sodelavcem ter ob zaključku še odločevalcem

Preizkusite All Hours brezplačno 

V sekvenci e-mailov vas popeljemo skozi ključna osnovna področja, ki jih velja vzeti v obzir, da bo sistem odlično služil zaposlenim in vodstvu ter uredil tipično pereče kadrovske področje. 

Sekvenca petih procesnih korakov:

1. Analiza trendov
2. Dobrodošlica 
3. Preizkus rešitve
4. Predstavitev vodstvu
5. Odločitev

Vsak korak bo pospremljen tudi z gradivom, če vas bo posamezno področje še posebej zanimalo, pa se boste lahko dodatno in globlje informirali. V primeru, da vas to ne bo zanimalo, pa ga boste lahko preskočili in se pripravili na naslednji korak. 

Po uspešnem preizkusu, podprtem s kontrolnim seznamom ključnih funkcij na projektu (»check lista«), vam bomo ponudili tudi pomoč (»template«) pri pripravi prezentacije in ROI argumentacije, če je vaša naloga, da s predvidenimi poslovnimi rezultati nato seznanite vodstvo in pridobite odločitev za naročnino.  

Zaključimo še z enim poslovnim trendom. Če je za mnoge panoge in področja učinkovitost pomembna, se kaže da sta fleksibilnost in agilnost še kanček bolj ključna za konkurenčno zmago. Agilni manifesto, ki ga sestavljajo spodaj navedene točke, je vodilo delovanja Špičakov in kontekst, v katerem gradimo naše rešitve:

• Posamezniki in njihove interakcije so bolj ključni od procesov in orodij.
• Uporabniku prijazna in intuitivna programska oprema je bolj pomembna od vseobsežne dokumentacije.
• Tesno sodelovanje s kupci je bolj pomembno kot pretirano natančno pogodbeno pogajanje.
• Odzivi na spremembe so ključnega pomena in prednjačijo pred togim sledenjem načrtom.

Ta pristop nas Špičake mobilizira in nas drži na obratih, našim kupcem pa omogoča, da pri uporabi naših rešitev dobijo občutek, da so »našpičeni« že takoj zjutraj na vratih, ko registrirajo prihod v podjetje, še bolj pa popoldne po uspešno zaključenem delovnem dnevu, ko se »odšpičijo« in vračajo k svojim družinam ter popoldanskim športnim aktivnostim.  

Naj do večje agilnosti z najsodobnejšim sistemom za evidenco delovnega časa pomagamo tudi vam.