Delo od doma v času epidemije korona virusa: Kako smo v Špici reorganizirali delo

V tem nepredvidljivem času, polnem zahtevnih izzivov, smo z vami že delili nekaj dobrih praks uvajanja dela od doma ter ostalih fleksibilnih oblik dela. Sedaj pa želimo deliti še konkretno primer našega podjetja. Ker je situacija tudi za nas seveda nova, vseh odgovorov ne moremo ponuditi, se pa vsekakor družno trudimo po najboljših močeh prilagoditi novim razmeram. Kot izpostavljeno v pobudi vodstva, lahko to priložnost izkoristimo kot neke vrste preizkus naše sposobnosti agilnega prilagajanja ter obenem izostrimo orodja za sodobne oblike dela.

Zavedamo se, da smo z delovanjem v IT sektorju eno od tistih podjetij, ki imajo to srečo, da so lahko svoje delo razmeroma hitro in učinkovito preselila na splet, zaposlene pa na virtualna delovna mesta, v varnejša zavetja domov. Zagotovo nam je prehod na delo od doma zelo olajšala že vzpostavljena infrastruktura ter nabor orodij, ki so že bila v uporabi, veliko smernic pa smo seveda postavili tudi sproti.

1. Najprej smo na delo od doma preselili vse zaposlene, ki so se na delo vračali iz rizičnih območij. S tem smo želeli zvišati varnost zaposlenih ter zmanjšati njihovo anksioznost. Po zaostritvi razmer smo temu zgledu sledili z vsemi zaposlenimi. Kadrovska služba in vodstvo podjetja nas ažurno in mirno, s konkretnimi navodili obveščata o trenutnih razmerah in ukrepih.

2. Zaposleni smo dobili navodilo, da je delo od doma priporočljivo, na tej točki že celo obvezno, z namenom zmanjšanja možnosti širjenja potencialnih okužb. V primeru, da kdo ne bi imel ustrezne opreme za delo od doma (npr. prenosnega računalnika), je obvestil svojega vodjo ali kadrovsko službo.

3. Ker čisto vseh aktivnosti seveda ni bilo mogoče preseliti na splet, so bila organizirana ustrezna dežurstva v posameznih oddelkih, npr. recepcije, skladišča in podpore. V skladišču se je uvedel obvezen sprejem pošiljk s kurirsko službo. Uvedli smo dodatne varnostne ukrepe (omejili fizični dostop, prevzem opreme se izvaja na prostem, dodatno razkuževanje, …). Dostavo in prevzem opreme na sevisu se prav tako izvaja preko pošte. Predaja projektov v izvedbo se je še v večji meri digitalizirala.

4. Planirane obiskovalce smo usmerili na pogovor preko telefona ali digitalnih orodij (Skype ali Microsoft Teams), prav tako vso komunikacjo s strankami ter demonstracije naših produktiv. Kar se tiče strojne opreme, smo stranke usmerili na nakup preko kataloga in dobavo preko kurirjev.

5. Delo posameznih oddelkov smo pred začetkom dela od doma grobo organizirali in prioritizirali. Kjer je bilo potrebno, smo delo prilagodili trenutnim pogojem, kar je velikokrat pomenilo, da bo končno priložnost urediti stvari, ki se sicer odlagajo – utrjevanje procesov, priprava dokumentacije ipd. Delo na domu lahko izkoristimo za naloge in aktivnosti, ki so pogosto strateške, a zaradi taktičnih prioritet ne pridejo na vrsto. Pri planiranju aktivnostih v Špici že več let sledimo Objective Key Results modelu, ki je se je v tem trenutku še posebej izkazal pri ohranjanju fokusa. Vsak zaposlen je v sodelovanju s svojim vodjem izbral ključna področja in sestavil seznam delovnih aktivnosti, ki jih bo v tem času izvajal. Za spremljanje porabljenega časa na posameznih aktivnostih uporabljamo lastno orodje za beleženje časa po projektih, My Hours.

6. Priporočeno je bilo, da ta čas zaposleni izkoristimo tudi za lasten razvoj in izobraževanje: preberemo kakšno knjigo ali članek iz svojega področja dela ali področja, ki nas zanima. Pri tem je Špica seveda na voljo za nakup knjige ali zakup naročnine.

7. Vodstvo je zaposlenim na delu od doma zaupalo s sposobnostmi samoupravljanja, kreativnosti in samoiniciativnosti ter nas spodbudilo k temu, da ostanemo virtualno dobro povezani preko običajnih kanalov komunikacije: Microsoft Outlook, Skype, Microsfot Teams. Pri tem je vodstvo seveda na voljo in zaposlenim nudi vso potrebno podporo.

8. Vsak delovni dan ob 14:00 je organiziran skupni sestanek za vse zaposlene, da se slišimo in ostanemo v kontaktu. Takrat si delimo pomembne informacije in novosti, izpostavimo morebitne izzive, na katere smo naleteli, predvsem pa tudi dobre prakse in spodbudne besede.

9. Ker pri veliko zaposlenih v teh razmerah poteka tudi celodnevno varstvo ‘malih Špičakov’, je bilo izpostavljeno tudi, da se ni potrebno obremenjevati, če so glasni med internimi sestanki ali sestanki s stranko, saj imamo za to vsi veliko razumevanja. Če nas otroci med delom zmotijo ali moramo delo (sestanek) prekiniti, to povemo našim sogovornikom, se opravičimo in uredimo situacijo doma. Predlog je bil tudi, da otroke predstavimo ekipi na video klicih – to jim bo vsekakor zabavno!

10. Delovni čas in morebitne odsotnosti še naprej normalno beležimo z našo lastno rešitvijo, All Hours, ki omogoča registracijo preko spleta in preko mobilne aplikacije. Prav tako lahko v aplikaciji vsak zaposlen vidi, kateri od njegovih sodelavcev so trenutno na voljo in kateri so odsotni, da se naša komunikacija še olajša:

Verjamemo, da bomo iz nastale situacije lahko potegnili kakšno koristno novo izkušnjo za v prihodnje (delo na domu, organizacija virtualnih delovnih mest, vodenje podjetja preko spleta,…), predvsem pa naredili vse, kar je v naših močeh, za zaščito najšibkejših posameznikov družbe ter lastnega socialnega kroga. V kolikor vam lahko s čim pomagamo, nas kontaktirajte na support@allhours.com.